Elaine Renó, da Unimed Santa Bárbara d’Oeste e Americana, diz que apesar de transformação digital ainda estar em curso, já é possível ver benefícios consideráveis

A quantidade de documentos em papel que flui por meio de uma operadora de saúde é espantosa. Contratos, guias, fichas — tudo feito em mais de uma via — acabam gerando um grande acúmulo de material físico, gasto com impressão, matéria-prima e armazenamento, além da morosidade de processos que poderiam ser bem mais ágeis no ambiente digital. Sem falar no risco que se tem de erros, resultantes em retrabalho, possível exposição indevida de dados e entraves na comunicação com prestadoras de saúde e beneficiários.

Apesar de o impacto negativo da burocracia excessiva que envolve as empresas dessa natureza já ser amplamente conhecido, ainda existem diversas operadoras trabalhando de forma analógica. Em contrapartida, muitas já vêm se adaptando ao conceito paperless, investindo em soluções digitais que trazem ganhos ao seu dia a dia. Inclusive, a pandemia foi um dos fatores que mostrou que a digitalização na saúde não só era possível como altamente vantajosa. E, mesmo com o arrefecimento da crise sanitária, essa transformação continua a passos largos. 

Rapidez e eficiência 

Uma dessas organizações que vêm experimentando viver sem o papel é a Unimed Santa Bárbara d’Oeste e Americana. Segundo Elaine Renó, coordenadora de Vendas, Marketing e Comunicação da empresa, era grande a necessidade de diminuir a burocracia interna dos processos.

“Antes do contrato em formato digital, o cliente assinava, eu mandava para uma área digitalizar e, depois, mandava para outro serviço para arquivar aquele documento físico. Depois que o fornecedor digitalizava, o que poderia levar meses por conta da quantidade de papel que precisava passar por este processo, eu mandava para este cliente por e-mail, ou seja, ele não levava o formulário no ato”, conta.  

Ainda em transformação digital, a operadora do interior paulista já vê diversas vantagens em, gradualmente, deixar os documentos materiais no passado.

“Além da economia de papel, tudo ficou muito mais rápido com as soluções digitais. O cliente vem até nós, podemos fazer todo o processo na frente dele. Então, ele já assina e recebe sua versão imediatamente por e-mail. A gente percebe facilmente essa agilidade de finalizar todo o processo com o cliente naquele momento em que ele está sendo atendido, não fica para depois”, conta Elaine.

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Mudança no mindset corporativo 

É importante lembrar, porém, que a transformação digital não se dá somente com a implementação de ferramentas tecnológicas. Recursos existem aos montes, mas a cultura é um fator que não caminha na mesma velocidade que a tecnologia. Pensar digital, entender os ganhos — que vão muito além da economia de impressões — é o que vai fazer a diferença para que o processo de retirada do papel das operadoras de Saúde seja bem-sucedido.  

Reavaliar o modus operandi da instituição também faz parte dessa transição, pois será necessário compreender todos os processos em detalhes, mapear múltiplos sistemas díspares, a fim de integrá-los em uma solução abrangente.

No caso da Unimed Santa Bárbara d’Oeste e Americana, porém, a mentalidade já estava bem trabalhada antes mesmo de a novidade chegar.

“A implantação das ferramentas não foi difícil, até porque minha equipe foi muito receptiva, ela sabia que, por mais que aquele fosse um período de adaptação, a inovação iria agilizar o nosso dia a dia”, diz Elaine Renó.  

A receptividade dos beneficiários não foi diferente. Afinal de contas, as pessoas, em geral, já estão acostumadas a lidar com dispositivos e tecnologia em suas rotinas, não só no que se refere à sua saúde.

“Nunca tivemos nenhum problema de alguém desconfiar e se recusar a assinar em um tablet. Eles na verdade gostam muito da inovação”. 

Uma lei para ficar de olho 

Estar conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2021 no Brasil, é cada vez mais urgente, inclusive para as operadoras de saúde. E, com a digitalização, essa possibilidade é ainda maior, pois ela traz muito mais segurança para as empresas no que se refere ao porte de dados sensíveis, com ferramentas que restringem o acesso às informações somente às pessoas autorizadas. Ou seja, a digitalização destes documentos, sem dúvidas, proporciona uma melhor proteção contra adulteração ou perda.

Além disso, as soluções em nuvem, que substituem o armazenamento físico — gerando economia de espaço e dinheiro investido em infraestrutura —, também ajudam a garantir a rastreabilidade dos documentos, favorecendo a conformidade com a LGPD.