Especialista em Informática da Saúde conta que o uso da tecnologia traz muitas vantagens para quem lida com documentos digitalizados, mas lembra que apenas o uso de soluções inovadoras não basta para fazer um gerenciamento bem-sucedido

Um hospital é uma organização complexa, que precisa manter registros médicos e financeiros e trabalhar com outras equipes para garantir que os pacientes recebam o melhor tratamento possível. Com tantas pessoas envolvidas, o risco de erro é grande. Neste contexto, o uso da tecnologia para automatizar as tarefas e torná-las mais seguras é vital para a sobrevivência da organização de Saúde. 

No entanto, a gestão de documentos digitais é um conceito relativamente novo para a maioria dos hospitais. Embora as pessoas tenham usado e-mails e pastas virtuais para manter suas informações organizadas por décadas, a tecnologia traz novas e abrangentes possibilidades em relação ao uso, segurança e armazenamento de informações e dados.  

Mas qual é a melhor maneira de fazer isso? Para responder essa e outras dúvidas sobre o tema, conversamos com Claudio Giulliano Alves da Costa, médico, doutor em Informática em Saúde e CEO da FOLKS, empresa de treinamento e consultoria para a área da Saúde, sobre a gestão de documentos digitalizados.  

1. Quais as diferentes maneiras de gerir digitalmente o grande volume de documentos que cresce diariamente em todos os hospitais?

O ponto chave é questionar se aquele documento precisa existir. É muito comum ter um documento, uma ficha, um controle, qualquer coisa que ficou em papel e aí, passam-se meses ou anos e ninguém pergunta para que que serve. Então, o primeiro ponto é questionar. Precisa existir? Porque aí a gente diminui o volume de documentos. O segundo ponto importante é a necessidade de rever o processo. Será que o processo tem de ser daquele jeito, com aquela papelada toda? Porque, muitas vezes, a mesma informação é coletada em diferentes pontos dessa cadeia ou jornada. Então, é possível rever o processo e diminuir a quantidade de documentos para, efetivamente, sobrar apenas aqueles que são essenciais e que serão digitalizados. Também é uma forma de garantir que toda informação esteja disponível. Portanto, gerenciar essa enorme quantidade de arquivos passa por rever todos esses aspectos, para evitar que um grande volume de papel se perpetue ao longo dos anos.  

2. Quais são os maiores gargalos que existem na gestão de documentos digitais? E como mitigá-los? 

O maior gargalo que existe hoje está relacionado à governança. É importante evitar que novos documentos digitais apareçam. É comum que se faça uma primeira onda de implementação de ferramentas de digitalização e aparecerem diversos documentos. Então, é necessário desenvolver uma gestão da informação, com controle de criação de documentos, para que se organize, muitas vezes, através de um comitê. E que esse comitê possa governar sobre a criação, manutenção e alteração, evolução de documentos, sejam os que nasceram digitalmente ou que foram escaneados a partir do papel. Precisa de governança para evitar que esses gargalos aconteçam.  

3. A gente sabe que a falta de adesão à cultura paperless pode ser um entrave no processo de digitalização e, consequentemente, na gestão dos documentos digitais. Como a comunicação com os funcionários pode ajudar neste aculturamento? 

A comunicação não só ajuda, ela é fundamental. Se os profissionais continuarem apegados ao documento em papel, a instituição nunca será paperless. Então, para isso, a equipe deve ser treinada, precisa saber as potencialidades que a Saúde Digital, a transformação digital e o ambiente paperless podem oferecer para o hospital. Aculturar, para mim, significa capacitar, mostrar que é melhor, educar, transformar as mentes e mudar o mindset.  

4. Para os hospitais, quais os impactos da digitalização no resultado final do serviço prestado, ou seja, no cuidado ao paciente?

Ter um hospital 100% sem papel, ou "full paperless", impacta na qualidade assistencial e na produtividade da equipe. A digitalização permite ter processos mais ágeis e isso reflete positivamente em diversos indicadores do hospital, como tempo médio de permanência, redução de eventos adversos, redução de glosas e aumento de ajustes em conta. Então, com certeza, digitalizar os documentos que ficaram em papel é um caminho para oferecer uma assistência melhor ao paciente.   

5. Por fim, você acha possível ter um hospital full paperless, mesmo com uma cultura do papel ainda tão forte no Brasil?

Sim, é possível. Precisa vencer muitas barreiras, fazer um investimento para mudança de processos, aumento do ambiente digital, incorporação de tecnologias digitais e treinamento de equipe para que essa cultura do papel seja deixada para trás. Nós temos hoje até bons exemplos, cases de hospitais que se tornaram digitais – ou paperless –, e que mostraram que há um impacto positivo. Eles venceram as resistências e tiveram sucesso. Então, é possível, é factível, é viável e já tem hospitais assim no Brasil. 

“A digitalização permite ter processos mais ágeis e isso reflete positivamente em diversos indicadores do hospital” 

 Claudio Giulliano Alves da Costa, médico, doutor em Informática em Saúde e CEO da FOLKS