Os bastidores da digitalização no Hospital Dr. Beda
Vinícius Carvalho, gerente de TI do hospital Dr. Beda, em Campos dos Goytacazes (RJ), relata a experiência positiva de eliminar a utilização do papel na instituição de Saúde
Além da óbvia economia com impressão e materiais, a jornada rumo ao hospital sem papel traz transformações importantes para a organização, como melhoria de processos e até redução no tempo de recebimento de pagamentos. Quem relata é Vinícius Carvalho, gerente de TI do hospital Dr. Beda.
"Com 20 anos atuando na área de Saúde, já trabalhei com diversas implementações. A transformação digital era um anseio da diretoria há anos. Sempre buscamos uma solução para tentar otimizar a impressão. Quem trabalha em hospital sabe que a demanda por impressão é muito grande, tanto no assistencial quanto no administrativo, e gera milhões de papéis impressos. Quando olhamos para o mercado, vemos diversas soluções, mas precisávamos de uma opção que fosse integrada ao nosso sistema e que atendesse a todas as exigências que os convênios determinam."
Em conversa com um amigo, gerente de TI de um hospital do Rio de Janeiro, recebi a indicação da Green Soluções. Ele enfatizou a recepção digital e eu percebi que essa era uma possibilidade real de entregar arquivos digitalizados que fossem realmente aceitos pelos convênios. Fizemos contato e vimos que o produto da Green Soluções não era só aderente ao nosso processo, nosso sonho de um hospital paperless, mas também fechava todos os gaps do nosso processo.
Facilidade no dia a dia
Quando falamos de facilitar o dia a dia da operação, precisamos lembrar que existe um choque cultural no qual devemos trabalhar. A população gosta de pegar no papel, como se a informação na tela e na folha fossem diferentes. Mas o que viabiliza a gente retirar o papel efetivamente é justamente a entrada do paciente. Se a gente consegue digitalizar a operação já no início do atendimento, isso facilita para todas as áreas. Centralizar em uma plataforma, além de entrar na questão da sustentabilidade — já que vamos deixar de imprimir centenas de milhares de páginas —, melhora muito o processo e agiliza o caminho para chegar na informação final de que precisamos.
Por exemplo, temos uma guia de autorização impressa, ela fica no eixo entre recepção, faturamento, setor de autorizações. Mas onde essa guia está? Quando você faz a pesquisa no processo digital pelo prontuário ou paciente e encontra essa informação, todo mundo consegue encontrá-la. Antes, a gente precisava ficar tateando e procurando essa autorização. Com o processo digital, vimos ser possível otimizar demais o processo e facilitar a vida tanto do colaborador quanto do paciente — que é nosso foco principal.
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Hoje, quando preciso de uma guia, entro na plataforma da Green Soluções, um portal para todos os produtos, um repositório único de documentos. Ali, encontro a guia rapidamente, já com a assinatura biométrica, digital, e eu posso exportar em PDF, seja para o paciente, seja para o convênio, o que facilitou demais nosso processo interno.
Ciclo de receita hospitalar
Para fecharmos uma conta, precisamos de diversos documentos. Para um convênio pagar o hospital, ele precisa de algumas evidências e exige o máximo nível de documentação sobre aquela conta. Por isso, optamos pela solução como um todo da Green Soluções. Assim, se eu tenho todos os processos feitos de forma digital, consigo fechar um ciclo, apresentar essa conta e, obviamente, diminuir o número de dias entre a alta do paciente e o pagamento pelo convênio. Isso facilita também para os auditores, caso seja necessária alguma auditoria. Então, o conjunto de todas essas soluções e a integração da parceria com a GIF (Gestão Inteligente de Faturamento) – que faz uma revisão das contas de forma automatizada, antes da auditoria —, focando em apenas um único repositório, ajudam a gente a minimizar bastante o tempo de produção da conta e a antecipar o ciclo de receita.
"Optamos pela solução como um todo. Assim, se eu tenho todos os processos feitos de forma digital, consigo fechar um ciclo, apresentar essa conta e, obviamente, diminuir o número de dias entre a alta do paciente e o pagamento pelo convênio". Vinícius Carvalho, gerente de TI do hospital Dr. Beda.
Os produtos da Green Soluções
Atualmente, nós do Hospital Dr. Beda trabalhamos com quatro soluções da Green: a assinatura biométrica, o prontuário digital, o Same digital — que faz toda a digitalização do legado —, e a remessa digital, que faz o envio dos documentos para operadora de saúde, agilizando os processos de pagamento e recebimento. Todas essas soluções contribuem para o cenário atual do grupo e para onde queremos chegar. Estamos caminhando para o próximo nível da Organização Nacional de Acreditação (ONA) e, certamente, a automatização desses processos vai nos ajudar. Além disso, temos outros projetos, como o ISO 27001, e o próprio advento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), comum a todas as instituições e que também nos ajudarão a alcançar mais um nível do ONA. Para nós, da área de saúde, que tratamos de dados sensíveis, estas acreditações são fundamentais.
A diminuição da circulação de papel em todas essas fases, seja na recepção, seja no prontuário, traz um ganho enorme, principalmente agora, com a aplicação da LGPD. Por isso, quando olhamos para todas essas situações e cenários, temos a certeza de que as soluções da Green contribuem para uma melhoria geral da gestão do hospital.
