Comodismo, hábito, cultura, insegurança… O ceticismo sobre a digitalização de documentos tem diversas razões, mas que, aos poucos, vêm sendo desmistificadas.

Há até muito pouco tempo, assinar um documento sem caneta, diretamente do seu celular, tablet ou computador, seria impensável. Quem iria confiar em um documento que não se pega com as mãos, sem três vias, assinatura em caneta azul ou preta, papel timbrado, carimbo etc? Mas a realidade vem mudando e as nossas vidas, cheias de atribulações, precisaram ser simplificadas. Hoje, validar um contrato virtualmente é perfeitamente possível e tão legítimo quanto seria em papel. 

A transformação digital é um movimento em curso e a cultura do papel, material amplamente utilizado por séculos, ainda é forte na nossa sociedade, sobretudo em áreas em que a burocracia é grande, como a Saúde.

“Existe um comodismo ligado à cultura, que faz muita gente ser apegada ao papel. Isso vem de longa data e se entranhou na sociedade, principalmente em países em desenvolvimento. Há muita burocracia, corrupção. As pessoas se sentem seguras ao ver o papel com o carimbo e as assinaturas”, conta André Marcelo Freitas Almeida, gerente comercial da Green Soluções.

 Mudança de hábito 

Desmaterializar os processos é uma quebra de barreiras importante e praticamente um caminho sem volta, por diferentes razões: econômicas, sociais e ambientais. Quando o papel dá lugar à tecnologia, as operações são otimizadas, garantindo não só a satisfação do cliente/paciente, como o aumento da receita da instituição.

“Muitas empresas consideram a área de TI um setor de custo, mas na verdade, é a área que pode ampliar a receita”, diz Almeida.

Ser um hospital sem papel é um objetivo de muitas instituições com motivações distintas, a depender de seu grau de maturidade de gestão. Segundo Almeida, os clientes que têm um nível de maturidade de gestão maior buscam certificações no âmbito hospitalar, como a Joint Commission International (JCI), a Organização Nacional de Acreditação (ONA) e a Electronic Medical Record Adoption Model (EMRAM), certificação do hospital sem papel feita pela Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS). Essas organizações são impulsionadas não só pela sustentabilidade, mas também por uma questão de desenvolvimento.

“O papel acaba sendo um limitador no âmbito da gestão, porque oferece vários riscos, como perdas, o fato de não estar assinado, de ser rasurado. Tudo isso impede a instituição de romper financeiramente, de aumentar o faturamento hospitalar”, conta. 

Já os hospitais de nível de maturidade médio têm outras causas que levam à digitalização de documentos.

“São clientes que já têm um sistema de gestão hospitalar e um relativo controle sobre a operação, mas que ainda precisam aperfeiçoá-la para fazer negociações mais atraentes. Se eu evoluir o meu nível de gestão, de organização interna, acabo conseguindo negociar melhor com as operadoras de Saúde, que são os pagadores. Muitas vezes, esses clientes não conseguem investir tanto, mas buscam alternativas para começar”, explica o especialista da Green Soluções.  

Os hospitais com nível de maturidade baixo, por sua vez, procuram um sistema de gestão que vai apoiá-los num grau mais básico. Ainda estão alcançando níveis anteriores à retirada do papel. 

"O papel acaba sendo um limitador no âmbito da gestão, porque oferece vários riscos, como perdas, o fato de não estar assinado, de ser rasurado. Tudo isso impede a instituição de romper financeiramente, de aumentar o faturamento hospitalar”. André Marcelo Freitas Almeida, Gerente Comercial da Green Soluções.

Por onde começar?

O mercado oferece várias soluções para os hospitais eliminarem o papel na recepção, na área assistencial, no faturamento, no RH, entre outras.

“A pergunta é: onde a organização gera mais papel? Geralmente, os hospitais começam pela área assistencial, onde há vários documentos, como o prontuário do paciente, evolução, anamnese, prescrição médica. Esse setor representa de 50% a 60% do consumo de papel dentro do hospital. Se começar por ali, já elimina pelo menos a metade do processo analógico, com soluções, no caso do Brasil, de certificação digital, para torná-lo legalmente válido, de acordo com os órgãos reguladores e a lei federal”, conta André. 

Outros clientes, porém, preferem iniciar a digitalização de documentos pela recepção hospitalar.

“São muitos termos, documentos comprobatórios para se resguardar, e eles precisam ser assinados. Esse documento, depois, é armazenado em nuvem”, diz o especialista.

A vantagem de começar por esta área, segundo ele, é que a presença do aparelho eletrônico causa um impacto positivo nos pacientes já na porta de entrada. As soluções são modulares e permitem que sejam implementadas gradativamente, o que é uma boa notícia para quem não tem possibilidade de investir em uma transformação digital de uma vez.

“O importante é começar, porque quem não começar, vai ficar pra trás”, conclui.

Recepção Digital - A ferramenta captura todos os documentos trazidos pelo paciente e indexa as principais informações do documento, integrando-se totalmente com o HIS da unidade de saúde. Saiba mais!