Genilson Cavalcante, CEO da Green Soluções, fala sobre os gargalos que ainda travam os processos nas organizações de Saúde, mas admite que a mudança está em curso. E é inevitável!

A transformação digital pela qual as instituições de saúde passam revela muitos dos gargalos na gestão de processos. O que antes era padrão, já não se encaixa na realidade de uma sociedade que evolui com a tecnologia.  

Um desses gargalos é o uso do papel como suporte aos processos. Numa estrutura extraordinariamente burocrática como a dos hospitais, onde tudo tem de ser detalhadamente documentado, as pessoas estão acostumadas a manusear, comentar, carimbar, assinar e encaminhar os documentos dentro de um fluxo de trabalho. 

No entanto, a dependência do meio físico, no caso o papel, limita a velocidade do processo, pois a análise de cada etapa é sequencial — ou seja, depende de o meio físico chegar a cada agente que executa uma tarefa para que, depois, seja encaminhado ao próximo. 

Paralelo à forte cultura do papel, regras rígidas ligadas aos processos obrigam a muitos pontos de controle, forçando as organizações de Saúde a ter uma estrutura maior do que a necessária. Quando o processo é online, não existe a jornada do documento físico, que precisa passar por várias mãos, desde a recepção até o encaminhamento do financeiro ao sistema. Sem falar nos altos custos de impressão e no impacto ao meio ambiente associados à dependência do papel.

Abandonar o papel não é somente questão de vontade: depende de uma transformação na cultura organizacional. Mudanças em métodos de trabalho historicamente geram resistência, então, a gestão deve priorizar treinamento e acompanhamento da equipe durante a transição, apresentando os benefícios e ouvindo as dificuldades.  

Existem, porém, alguns fatores que aceleram este tipo de mudança, entre eles, o avanço da tecnologia e fatores conjunturais como a pandemia.

A necessidade cada vez maior das organizações de saúde de ter estruturas mais enxutas, associadas a processos dinâmicos, usando tecnologias digitais (incluindo inteligência artificial) e ações voltadas para a sustentabilidade, são os catalisadores que estão “empurrando” as instituições a adotar práticas modernas condizentes com as tecnologias disponíveis. A mentalidade sobre o assunto também vem mudando com a familiarização cada vez maior com os meios digitais e seus benefícios.

A melhoria na gestão dos processos, otimização organizacional, redução drástica dos custos e inclusão da sustentabilidade por meio da responsabilidade no uso dos recursos naturais são apenas algumas das benesses dessa transformação. Mas é importante lembrar que a tecnologia, por si só, não resolve tudo. Ela vem para otimizar processos, mas existem diversos passos antes de implementar inovações tecnológicas, como identificar problemas, encontrar soluções e só, então, usar a tecnologia para que essa otimização ocorra. É possível, sim, ter uma gestão de processos potencializada, mas sem esse trabalho prévio, os benefícios não serão visíveis. 

Contudo, é importante lembrar que a interoperabilidade é parte vital nessa transformação. As instituições usam um conjunto de aplicações com diferentes níveis de tecnologia e o “diálogo” entre elas é fundamental para tornar transparente para os usuários a complexidade de cada ambiente. Não é uma atividade fácil, mas terá que ser encarada e implementada em cada instituição, mais cedo ou mais tarde.

“A dependência do meio físico, no caso o papel, limita a velocidade do processo, pois a análise de cada etapa é sequencial - ou seja, depende de o meio físico chegar a cada agente que executa uma tarefa para que, depois , seja encaminhado ao próximo". Genilson Cavalcante, CEO da Green Soluções.