5 benefícios da gestão de documentos digitais
Fazer a gestão de documentos digitais em hospitais, clínicas médicas e operadoras de planos de saúde, pode ser um desafio se você não tem um bom programa de gerenciamento eletrônico de documentos.
Pois, somente com este programa é possível fazer a gestão de documentos físicos e digitais, além de melhorar serviços nas instituições de saúde.
No entanto, quais são os benefícios da gestão de documentos digitais? Como trabalhar as boas práticas de gestão de documentos e lidar com os artigos digitais? Essas e outras perguntas responderemos neste artigo. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de documentos digitais?
Podemos definir como gestão de documentos digitais a prática de criação de processos que facilitam a organização dos documentos em arquivos tecnológicos. Em outras palavras, você realiza a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), elimina o uso de papéis na área de saúde e remove os registros médicos em papel, transformando-os em imagens eletrônicas.
Quais são os documentos digitais?
Quando você faz a gestão de documentos digitais, trabalha com o prontuário eletrônico do paciente, contratos digitais, nota fiscal digital, documentos de colaboradores e da empresa por meio do RH Digital.
Tudo fica integrado em uma única plataforma digital, para que você possa gerir sem nenhuma dificuldade e agilizar os trabalhos nas instituições de saúde.
O que faz um gestor de documentos?
Os maiores objetivos da gestão de documentos digitais é produzir, administrar, controlar, fazer a manutenção dos documentos e promover a economia de papel nas instituições de saúde. Portanto, o papel do gestor de documentos é cuidar para o trabalho ser eficiente.
E como fazer isso? Através da gestão eletrônica de documentos e de uma empresa que tenha um software para atender todas as necessidades do hospital, clínica médica ou operadora de plano de saúde.
Por que investir na gestão de documentos digitais?
A gestão de documentos digitais é uma aliada para as instituições de saúde que precisam armazenar as informações por mais tempo. Um exemplo de setor que depende de uma gestão de documentos eficiente é o de Recursos Humanos. Muitas vezes, as informações arquivadas possuem um prazo maior de guarda de documentos.
Neste caso, a gestão de documentos digitais auxilia as instituições de saúde para que elas não tenham prejuízos por não apresentarem os documentos que precisam. Também é importante ressaltar que a partir do gerenciamento desses documentos, você mantém a integridade das informações que podem estar nos projetos, planilhas e até em fotografias.
Quais os benefícios da gestão de documentos digitais?
Veja a lista com 5 benefícios da gestão de documentos digitais:
1. Facilita o acesso aos documentos
Com a gestão de documentos digitais, você e qualquer outra pessoa autorizada têm acesso imediato às informações que precisarem.
2. Controla o acesso às informações das instituições de saúde
Com uma boa gestão de documentos digitais, você controla e rastreia o acesso às informações das instituições de saúde, pois tudo é interligado em uma única plataforma digital.
3. Diminui os extravios de documentos
Documentos em papel são fáceis de serem extraviados. Na gestão de documentos digitais isso é diferente, pois as informações estarão ali ao seu alcance, em um único programa de gestão eletrônica de documentos.
4. Disponibiliza os documentos e as informações na rede da empresa
Com uma boa gestão eletrônica de documentos, você disponibiliza os dados na rede da empresa. Isso significa que um médico ou qualquer outro profissional de saúde poderá acessar o prontuário do paciente a qualquer hora que desejar.
5. Reduz custos
Se o seu objetivo é colaborar para um hospital mais digital ou uma clínica médica que opera sem papéis, você precisa investir na gestão de documentos digitais. Com ela, você reduzirá os custos com folhas de chamex e impressões.
Agora que você conhece esses 5 benefícios da gestão de documentos digitais, que tal investir nesse processo? Há empresas no mercado, como a Green Soluções, que oferecem excelentes softwares para gestão de documentos!
