Benefícios do controle de processos
Quando as empresas têm um controle de processos eficiente, conseguem aumentar a produtividade, reduzir custos e aumentar os lucros. Leia o nosso artigo e saiba mais!
O que é controle de processos?
Podemos definir o controle de processos como um conjunto de ações que visam criar, analisar e otimizar os micro e macroprocessos nas empresas. Essas ações precisam ser realizadas de forma sistêmica, possibilitando a mensuração do desempenho, ao mesmo tempo, em que adotam medidas corretivas em tempo hábil. Assim, se garante um aumento de produtividade e na qualidade no serviço.
Como principal função do controle de processos está a melhoria contínua de todos os fluxos de trabalhos e entregas realizadas por uma instituição. A ideia é que os custos possam ser mitigados e os ganhos explorados, sem que o planejamento estratégico seja prejudicado.
Além disso, quando uma instituição realiza um controle de processos, tem mais facilidade para padronizar as atividades e documentações, gerando um melhor desempenho empresarial.
Em um hospital, por exemplo, os prontuários dos pacientes podem ser digitalizados e alimentados de forma padrão. Dessa forma, mesmo que ocorra mudanças no time de médicos e enfermeiros, os atendimentos poderão continuar sendo realizados da mesma forma. O controle de processos, em suma, proporciona uma melhor alocação de recursos financeiros e uma melhor alocação de recursos humanos. Ou seja, todos os pontos da organização são melhorados.
Qual é o foco da gestão de processos?
O foco principal da gestão de processos é garantir a otimização do trabalho, garantindo que se tenha um fluxo de melhoria contínua, ao mesmo passo em que as metas e objetivos estratégicos vão sendo atendidos.
Se uma clínica ou um hospital tiver como meta melhorar o atendimento que é oferecido aos pacientes, por exemplo, a gestão de processos pode contribuir significativamente. Isso porque a instituição terá que investir em novas tecnologias, que otimizarão os processos e permitirão que tudo “flua” melhor no ambiente interno. Com tais demandas mais organizadas, o atendimento aos pacientes é melhorado.
Como fazer um controle de processos na instituição?
Para fazer um controle de processos eficiente na instituição, é importante que alguns passos sejam dados. Veja, a seguir!
Mapeamento de processos
O primeiro passo para fazer o controle de processos é mapear todo o fluxo de trabalho da instituição, bem como as pessoas, recursos e informações relacionadas.
É interessante que o mapeamento de processos seja representado graficamente, por meio de esquemas, mapas mentais ou figuras. Existem vários programas que podem ajudar na elaboração dessa representação. Com o mapeamento de processos, fica mais fácil para a instituição criar uma documentação padronizada, organizando o fluxo de trabalho e evitando gargalos.
Quando um paciente chega para atendimento no pronto-atendimento de um hospital, por exemplo, qual é o protocolo a ser seguido?
Se for identificado que o paciente deve ser atendido inicialmente por um profissional de enfermagem que classifica a gravidade e depois encaminha para o médico, por exemplo, o fluxo de documentos pode ser organizado dessa maneira.
Gerenciamento de processos
Com o mapeamento definido, é preciso gerenciar os processos. Para que isso seja realizado, contar com as novas tecnologias é demasiadamente importante. Soluções como prontuários eletrônicos, assinatura digital, contratos digitais, entre outras, podem agilizar muito o trabalho realizado nas instituições.
Definição de KPIs
Os Key Performances Indicators (KPIs) são métricas ou indicadores que visam mensurar o trabalho realizado nas instituições e verificar se as metas estão sendo cumpridas ou não.
É importante que as instituições de saúde definam bons KPIs para acompanhar, segundo a sua realidade. Suponhamos, por exemplo, que um dos indicadores monitorados é o tempo de espera dos pacientes enquanto aguardam atendimento. Se esse número for muito alto, medidas podem ser tomadas para que o tempo na sala de espera seja reduzido. Isso comprova serem os KPIs que garantem às instituições, um fluxo de melhoria contínua.
Quais são os benefícios do controle de processos?
O controle de processos proporciona diversos benefícios para as instituições. Observe, a seguir, alguns dos principais!
Aumento de produtividade
Ao realizar o controle de processos, as atividades são automatizadas. Logo, o tempo de realização é otimizado, fazendo com que a instituição tenha um grande aumento de produtividade.
Redução de custos
Com os processos organizados, há uma redução de custos na empresa. Isso acontece porque os erros e as refações diminuem. Além disso, os gargalos são identificados mais facilmente.
Qualidade
Com a redução dos erros humanos, também se percebe um aumento considerável na qualidade dos atendimentos. Afinal, haverá um padrão a ser seguido e nada sairá do controle.
Otimização de tempo
O tempo de realização das atividades também é otimizado. Com o uso da assinatura eletrônica, por exemplo, não é mais preciso perder horas nas filas do correio para enviar um contrato impresso. Todo esse serviço burocrático é feito em poucos cliques!
Padronização de processos
Como explicamos, o controle de processos garante a padronização da empresa. Isso é fundamental para que outras melhorias sejam observadas em decorrência.
Agilidade para tomada de decisão
Ao ter um controle de processos, é preciso trabalhar com KPIs. Dessa forma, a empresa terá mais agilidade e assertividade para tomar as melhores decisões.
Como encontrar o parceiro ideal para auxiliar a sua instituição?
A busca pelo parceiro ideal para auxiliar a sua instituição deve ser feita criteriosamente. O ideal é que se faça uma pesquisa entre os fornecedores para descobrir qual apresenta as melhores soluções.
A Green Soluções Sem Papel, por exemplo, é especialista em atender instituições da área da saúde, eliminando o papel das rotinas e garantindo um controle de processos eficiente.
