Se você olhar a linha do tempo num passado recente, poderá ver empresas diversas escaneando seus documentos para digitalização e armazenamento em computadores administrativos, muitas vezes sem estratégia e sem objetivo.

Mas quando falamos em utilizar a gestão de documentos de maneira eficiente e tecnológica, precisamos ir muito além do scanner. É possível gerar todos os tipos de contratos e autorizações médicas, até mesmo as assinaturas válidas juridicamente, por meio de softwares inteligentes, sem a emissão de nenhum tipo de papelaria. 

Segundo André Marcelo, gerente comercial da Green, ser 100% digital significa não depender de papel ou documentos físicos para executar processos e operações em uma empresa. Isso envolve a eliminação completa ou redução significativa do uso de papel em todas as áreas da empresa, desde a gestão de documentos e fluxo de trabalho até as transações financeiras e o atendimento ao paciente/cliente. 

“Digitalizar documentos é um primeiro passo, mas para ser paperless, as empresas precisam adotar novas tecnologias e soluções digitais para gerenciar seus processos de negócios. Isso pode incluir a implementação de softwares de gestão eletrônica de documentos, soluções de assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e outras tecnologias que tornam os processos mais eficientes e automatizados”, comenta. 

Além disso, a adoção de uma cultura de trabalho digital é crucial. Isso inclui fornecer treinamento e recursos para os funcionários, incentivar o uso de ferramentas digitais e promover a colaboração e a comunicação online. Trata-se de uma transformação completa em todos os processos.

Na área da saúde, a ideia de ser um hospital sem papel é completamente viável. Um exemplo é o Hospital da Unimed Recife, o primeiro hospital totalmente digital, que teve sua gestão tecnológica implantada pela MV Saúde e Green. Esta última oferece soluções para a área de saúde sem a emissão de papel desde 2010.  

A primeira delas é a Recepção, que visa justamente receber o paciente e dar entrada sem a impressão de nenhum papel, e ali os documentos são enviados para o sistema hospitalar. Na sequência, a assinatura biométrica é colhida. Documentos como termos, guias e contratos são gerados e enviados ao paciente por e-mail, entre outras soluções que envolvem processos em todos os setores hospitalares. 

Desde a década de 90 há uma discussão em torno das formas com que o futuro poderia lidar com o excesso de papel, mas somente com a computação em nuvem e sistemas mais complexos, foi possível criar um sistema de gestão que realmente fosse além da digitalização. Hoje, os desafios são mais complexos.

Desafios 

Embora todas as empresas possam trabalhar para se tornar "paperless", pode haver desafios diferentes dependendo do setor, tamanho e recursos disponíveis. Algumas empresas podem precisar investir mais em infraestrutura e tecnologia para fazer a transição para o "sem papel", enquanto outras já podem ter uma base digital sólida e precisam apenas fazer algumas mudanças em seus processos.

Todas as empresas podem trabalhar para se tornar "paperless", mas algumas podem precisar investir mais em infraestrutura e tecnologia para fazer essa transição de forma eficaz.

“É importante avaliar a situação atual da empresa e identificar os recursos necessários para tornar o ambiente de trabalho mais digital e sustentável”, esclarece André. 

Para as empresas caminharem para um futuro "paperless", é importante que elas superem alguns desafios e obstáculos que ainda existem: 

1. Resistência à mudança: Preferir continuar trabalhando com papel devido à familiaridade e conforto com as práticas tradicionais. 
2. Falta de infraestrutura: Não investir em infraestrutura e tecnologia para tornarem-se "paperless".
3. Segurança de dados: A proteção de dados confidenciais é uma preocupação importante quando se trata de armazenar e compartilhar informações digitais, o que pode levar algumas empresas a serem cautelosas em fazer a transição para o "paperless".
4. Custos: Embora a transição para o "paperless" possa resultar em economias a longo prazo, pode haver custos iniciais para investir em tecnologia e infraestrutura.

Tendências

Há uma crescente demanda por soluções digitais e "paperless" em muitas indústrias, impulsionada pela necessidade de eficiência, sustentabilidade e flexibilidade no ambiente de trabalho. As tecnologias emergentes, como a Inteligência Artificial e o Blockchain, também estão sendo exploradas para melhorar a gestão de documentos e a segurança de dados. 

Uma boa opção para superar os desafios é adotar uma abordagem híbrida, combinando o uso de documentos físicos e digitais em seus processos de negócios, até que o papel possa ser eliminado. Isso permite que as empresas aproveitem os benefícios da tecnologia digital enquanto ainda mantêm pare dos acervos físicos que ainda não podem ser completamente destruídos e substituídos por tecnologias paperless.

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