A assinatura digital é uma solução que, ao capturar a escrita do paciente, também está associada a melhora da agilidade, aumento da segurança e redução de custos.

A assinatura digital é uma tecnologia que está mudando a forma como as empresas e instituições de saúde lidam com a documentação, modificando a experiência do paciente e organizando a recepção de forma eficiente. 

Com ela, a autenticação de documentos eletrônicos é feita de maneira rápida, segura e eficiente, substituindo as tradicionais assinaturas manuscritas e os processos burocráticos. Neste artigo, vamos explorar o conceito, funcionamento, benefícios e as razões pelas quais investir em uma solução de assinatura digital é uma escolha estratégica para empresas de todos os setores.

Assinatura digital: o que é?

A assinatura digital é uma ferramenta que autentica documentos eletrônicos, proporcionando o mesmo valor legal de uma assinatura feita à mão. Utilizando criptografia de chave pública e privada e certificados digitais, a assinatura digital assegura três elementos cruciais:

1. Autenticidade: Garante que a pessoa que assinou o documento é realmente a responsável por isso.
2. Integridade: Assegura que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura.
3. Não repúdio: Impede que o assinante negue a autoria do documento ou a assinatura digital realizada.

No Brasil, a validade jurídica da assinatura digital foi estabelecida pela Lei 14.063/2020, que regulamenta a utilização dessa ferramenta em transações eletrônicas, tanto no setor privado quanto público. Além disso, a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) é a certificação que garante a segurança e confiabilidade dessa tecnologia.

Assinatura digital: como funciona?

Algumas tecnologias de assinatura digital funcionam da seguinte forma: com um tablet e, algumas vezes, uma caneta, é possível capturar o desenho da letra, e as informações, por exemplo, da aceleração, pressão, velocidade, movimento e ritmo da assinatura. 

Isso já existe e está em uso em algumas organizações. Outras tecnologias podem, por exemplo, utilizar o próprio dedo para o desenho das letras e, outras vezes, documentos são gerados digitalmente e as assinaturas são capturadas pelo celular ou mesmo desktop, bastando o usuário assinar na tela e enviar a documentação por email.

Os dados são gerados e enviados para a nuvem, jogando as informações para dentro do documento, com validade jurídica, de maneira segura e eficiente. Ao entrar no hospital, por exemplo, um paciente pode assinar a guia digitalmente, que já é enviada ao plano de saúde para liberação, e tudo fica em um sistema com fácil acesso.  

Benefícios da assinatura digital

A adoção da assinatura digital traz diversos benefícios para empresas, organizações e até mesmo para para o setor público. Vamos destacar os principais:

1. Redução de custos: a assinatura digital elimina a necessidade de impressão, envio e armazenamento de documentos em papel. Empresas que adotam essa solução reportam uma redução significativa em custos com papel, impressão, tinta, armazenamento físico e envio de correspondências.
2. Agilidade nos processos: a assinatura digital permite que os documentos sejam assinados e enviados em minutos, sem a necessidade de esperar por documentos físicos. No setor de saúde, por exemplo, documentos como guias de internação ou prescrições médicas podem ser assinados e enviados digitalmente, o que acelera o atendimento ao paciente e a liberação de procedimentos junto aos planos de saúde.
3. Segurança e conformidade: a criptografia utilizada na assinatura digital garante que os dados não sejam alterados, protegendo-os contra fraudes e falsificações. Além disso, a assinatura digital atende às exigências de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), assegurando que as informações pessoais dos pacientes, clientes ou colaboradores estejam protegidas.
4. Sustentabilidade: a redução do uso de papel contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, alinhando-se com metas ambientais e ajudando empresas a adotarem uma postura mais ecológica.
5. Melhor experiência para o cliente: a praticidade da assinatura digital oferece uma experiência mais eficiente e satisfatória para os clientes. A possibilidade de assinar documentos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, facilita a interação com empresas e serviços, o que é especialmente valioso em setores como o financeiro, saúde e educação.
6. Compliance e auditoria: como a assinatura digital cria um registro eletrônico de cada ação realizada, ela facilita o processo de auditoria, garantindo a rastreabilidade e conformidade com as regulamentações do setor.

Casos de uso da assinatura digital

A assinatura digital tem se mostrado uma ferramenta importante em diversos setores, simplificando processos e garantindo maior eficiência. Alguns dos principais casos de uso incluem:

• Setor de saúde: na área médica, a assinatura digital pode ser utilizada para a autenticação de prontuários eletrônicos, prescrições médicas, laudos de exames e guias de internação e também na recepção digital. Isso agiliza o atendimento e garante que os documentos sejam facilmente acessados e compartilhados, eliminando a necessidade de manuseio físico de papel.
• Setor jurídico: advogados podem utilizar a assinatura digital para assinar petições, contratos, acordos e outros documentos legais, garantindo que todas as transações sejam rápidas, seguras e com validade jurídica.
• Setor financeiro: bancos e instituições financeiras têm adotado a assinatura digital para a autenticação de contratos, transferências e acordos, tornando os processos mais rápidos e seguros, sem a necessidade de comparecimento físico.
• Empresas de educação: instituições de ensino estão utilizando a assinatura digital para processos de matrícula, termos de responsabilidade e outros documentos administrativos.

Como implementar a assinatura digital na sua instituição?

Implementar a assinatura digital pode parecer desafiador para algumas empresas, mas, com a escolha das ferramentas corretas, o processo é simples e eficaz. 

O grande desafio é comunicar e contar com a paciência da equipe, que vai ter seu trabalho modificado. Mas, passada a adaptação, a nova forma de capturar as assinaturas será facilmente utilizada por toda a equipe.

Aqui estão algumas etapas para implementar a assinatura digital de forma bem-sucedida:

1. Escolha de uma plataforma confiável: Existem diversas plataformas e ferramentas disponíveis para a implementação, como a Assinatura Digital, da Green Paperless, e outras soluções certificadas. A escolha de uma plataforma segura e de fácil integração com seus sistemas internos deve ser considerada para garantir o sucesso da implementação.
2. Treinamento e adaptação da equipe: para que a implementação seja bem-sucedida, é necessário treinar sua equipe para utilizar a ferramenta de assinatura digital corretamente. Isso inclui tanto a equipe administrativa quanto os clientes ou pacientes que podem precisar assinar documentos.
3. Integração com sistemas existentes: A assinatura digital deve ser integrada aos sistemas e processos já existentes na sua empresa. Isso é especialmente importante em setores como saúde, onde a integração com plataformas como o Soul MV pode agilizar a gestão de documentos médicos. 
4. Comunicação e transparência com os clientes: Ao adotar a assinatura digital, é importante informar seus clientes sobre os benefícios e a segurança desse novo processo. A transparência garante que eles se sintam confortáveis e confiantes com a nova tecnologia.

Por que investir em assinatura digital para sua clínica ou hospital?

Investir em assinatura digital é uma necessidade para clínicas e hospitais que desejam se modernizar e oferecer um atendimento mais ágil e eficiente. Além dos benefícios operacionais e financeiros, a assinatura digital ajuda a melhorar a experiência do paciente, proporcionando uma forma de interação mais rápida e prática.

Com a crescente digitalização do setor de saúde, a assinatura digital é uma ferramenta essencial para otimizar processos como assinatura de guias, laudos, prescrições e outros documentos médicos. Ao eliminar a necessidade de impressão e armazenamento físico de documentos, as clínicas podem focar no que realmente importa: o cuidado com os pacientes.

Assinatura Digital o que é: conclusão

A assinatura digital é uma solução que traz uma série de benefícios para empresas de todos os setores. Ela melhora a agilidade, aumenta a segurança, reduz custos e contribui para a sustentabilidade. 

Ao adotar uma tecnologia de assinatura digital, sua empresa estará não apenas se modernizando, mas também oferecendo uma experiência mais eficiente e satisfatória para seus clientes e colaboradores. A implementação da assinatura digital é, sem dúvida, um passo importante para quem deseja acompanhar as tendências do mercado e garantir um futuro mais seguro e inovador.