Com o orçamento enxuto, investir em inovações pode trazer economias financeiras significativas

Em um cenário onde os recursos são limitados e as demandas crescentes, as instituições filantrópicas enfrentam grandes desafios para manter suas operações sustentáveis. Muitas vezes, o orçamento das instituições é enxuto e qualquer oportunidade de reduzir custos e otimizar recursos é extremamente valiosa. 

Neste post, vamos explorar o que é uma instituição filantrópica e como o uso da tecnologia pode ser uma solução viável para substituir gastos com papel, impressões, processos manuais e ineficientes por ferramentas tecnológicas acessíveis que podem oferecer uma gestão mais ágil e econômica.

Para começar, vamos entender o que é uma instituição filantrópica.

O que é uma instituição filantrópica?

De acordo com a Lei nº 12.101/2009, uma instituição filantrópica é uma organização sem fins lucrativos que presta serviços de caráter social, educacional, cultural ou assistencial, visando beneficiar a população sem exigir contrapartidas financeiras. 

Essas instituições desempenham um papel fundamental no atendimento de necessidades básicas de diversas comunidades, atuando em áreas como saúde, educação, assistência social e meio ambiente.

No Brasil, segundo o IBGE, há cerca de 820 mil entidades sem fins lucrativos, das quais mais de 20 mil são certificadas como filantrópicas pelo Ministério da Cidadania. 

O trabalho dessas organizações é transformador, principalmente em regiões onde o Estado não consegue oferecer cobertura adequada a determinadas demandas sociais. No entanto, a dependência de doações e parcerias para a manutenção das atividades faz com que a gestão financeira dessas entidades precise ser extremamente eficiente.

Desafios financeiros das instituições filantrópicas

Um dos maiores desafios enfrentados por instituições filantrópicas é a falta de um fluxo de caixa robusto. Dependendo de doações, eventos beneficentes e parcerias para arrecadar recursos, essas organizações precisam ser criativas.

Custos operacionais como os relacionados a papel, impressão, transporte de documentos e processamento manual de informações podem parecer pequenos à primeira vista, mas, acumulados ao longo do tempo, representam um impacto significativo no orçamento.

Muitas dessas instituições ainda utilizam processos manuais para realizar a gestão de suas operações, o que pode ser demorado e suscetível a erros. A falta de automação e uso eficiente de dados também pode dificultar a tomada de decisões estratégicas, comprometendo a transparência e a prestação de contas aos financiadores e doadores.

Como a tecnologia pode ajudar instituições filantrópicas?

Investir em tecnologia pode parecer um desafio para instituições com orçamentos apertados, mas, na realidade, essa mudança não requer um investimento tão grande quanto aparenta. 

A implementação de soluções tecnológicas acessíveis pode ajudar as instituições filantrópicas a reduzir significativamente seus custos operacionais, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência de seus processos.

Veja algumas das principais vantagens da tecnologia na redução de custos:

1. Redução de gastos com papel: substituir o uso de papel por sistemas digitais de gestão elimina a necessidade de impressão e armazenamento de documentos físicos. Isso não só reduz os custos com papel e impressoras, mas também otimiza o espaço físico.
2. Automação de processos: a tecnologia pode automatizar processos administrativos, como o controle de estoque, gestão de doações e monitoramento de despesas. Automatizar permite que as instituições operem com menos recursos humanos dedicados a tarefas repetitivas e manuais, liberando os profissionais para atividades mais estratégicas.
3. Maior transparência e controle: com soluções tecnológicas, as instituições filantrópicas podem melhorar o controle financeiro e a prestação de contas. Isso aumenta a confiança dos doadores e parceiros, incentivando novas colaborações e doações, além de evitar possíveis fraudes e desperdícios.
4. Acessibilidade e mobilidade: ferramentas baseadas na nuvem, como sistemas de gestão financeira e planejamento de recursos, permite que as instituições acessem suas informações de qualquer lugar, facilitando a gestão remota em diferentes unidades ou projetos.
5. Economia de tempo: com processos mais rápidos e eficientes, a instituição pode economizar tempo em tarefas burocráticas, liberando mais recursos para a sua missão principal. A longo prazo, isso representa um ganho de produtividade e uma maior capacidade de impacto.

O uso de ferramentas tecnológicas também contribui para uma melhor gestão e tomada de decisões estratégicas dentro das instituições filantrópicas. Com a automatização de tarefas, os gestores ganham mais tempo e acesso a dados confiáveis para realizar uma análise aprofundada das operações, o que facilita a identificação de oportunidades de economia e melhoria de processos.

O impacto da tecnologia no setor filantrópico

Até aqui já vimos que soluções tecnológicas podem gerar economias robustas de recursos, trazendo novas oportunidades de captação de recursos para a gestão filantrópica. 

O que os gestores precisam saber é que o investimento em tecnologia se paga com o tempo, à medida que as economias se acumulam em áreas como redução de desperdício de material, automação de processos e uma gestão financeira mais inteligente. Além disso, a melhoria na prestação de contas e na transparência pode atrair novos doadores e garantir parcerias mais sólidas, permitindo que as instituições foquem em sua missão de transformar a sociedade.

Desafios de implantar tecnologia na área filantrópica e como resolvê-los

Embora a tecnologia ofereça muitos benefícios para as instituições filantrópicas, a sua implementação pode enfrentar desafios específicos, sobretudo em organizações com recursos financeiros limitados e equipes que não estão familiarizadas com novas ferramentas digitais. 

Esses obstáculos podem parecer desanimadores à primeira vista, mas com as abordagens certas, é possível superá-los e colher os frutos de uma gestão mais eficiente e moderna.

Aqui estão alguns dos principais desafios de implantar tecnologia em instituições filantrópicas e como resolvê-los:

1. Resistência à mudança

Muitas vezes, a equipe de uma instituição filantrópica está acostumada a trabalhar com métodos manuais e processos tradicionais. A introdução de novas ferramentas tecnológicas pode ser vista como um complicador, gerando resistência à mudança. Isso é especialmente comum quando os funcionários temem perder seus empregos devido à automação ou acreditam que a tecnologia aumentará sua carga de trabalho.

Como resolver: A solução para superar essa resistência está na educação, treinamento adequado e comunicação clara. É importante que a liderança da instituição envolva a equipe desde o início, explicando os benefícios da tecnologia e como ela vai facilitar as operações, ao invés de complicá-las. Investir em treinamentos práticos, mostrar exemplos de casos de sucesso e reforçar o papel fundamental que cada colaborador continuará a desempenhar ajuda a mitigar receios e aumentar a aceitação.

2. Falta de recursos financeiros

Instituições filantrópicas frequentemente operam com orçamentos apertados e podem ver o investimento em tecnologia como algo além de suas possibilidades financeiras. O custo inicial de aquisição de software, infraestrutura e treinamento pode parecer um obstáculo difícil de transpor.

Como resolver: Uma solução eficaz é adotar tecnologias acessíveis e escaláveis. Hoje, existem muitas ferramentas voltadas especificamente para o terceiro setor que têm modelos de preços flexíveis, muitas vezes com tarifas reduzidas ou até mesmo gratuitas para instituições sem fins lucrativos. Além disso, ao analisar o custo-benefício da tecnologia, é importante considerar o retorno a longo prazo, com economias geradas por reduções em despesas operacionais, como materiais de escritório e horas de trabalho desnecessárias.

Verifique também as possibilidades de redução de impostos e facilidades em financiamentos públicos.

3. Falta de conhecimento técnico

Outro obstáculo comum é a falta de conhecimento técnico entre a equipe para operar novas soluções tecnológicas. Isso pode gerar um receio de que a implantação não seja bem-sucedida ou que haja dificuldade em manter o sistema funcionando de maneira eficaz.

Como resolver: A chave para esse desafio é a simplificação e o suporte técnico contínuo. Muitas plataformas, como as oferecidas pela Green, foram desenvolvidas com o usuário final em mente, sendo intuitivas e fáceis de usar, mesmo para pessoas com pouca experiência em tecnologia. Além disso, é importante que a instituição escolha um parceiro que ofereça suporte técnico de qualidade, treinamento personalizado e guias para auxiliar na adaptação da equipe.

4. Dificuldade em integrar a tecnologia aos processos existentes

Às vezes, a dificuldade não está em adotar novas tecnologias, mas sim em integrá-las aos processos já estabelecidos pela instituição. Isso pode ocorrer quando a organização possui um conjunto complexo de atividades ou quando usa ferramentas desconectadas que não conversam entre si.

Como resolver: O primeiro passo é fazer uma análise cuidadosa dos processos atuais da instituição e identificar onde a tecnologia pode ser inserida de forma gradual e eficiente. A escolha de uma solução integrada, como a da Green, que unifica as áreas de gestão, finanças e atendimento, pode facilitar essa transição. Além disso, é possível fazer uma implementação em etapas, começando por áreas mais simples e expandindo conforme a equipe vai se familiarizando com a nova tecnologia.

5. Sustentabilidade e manutenção a longo prazo

Implantar tecnologia não é apenas uma questão de aquisição inicial; é preciso garantir que a solução será sustentável a longo prazo, com manutenções regulares, atualizações de software e adaptação contínua às necessidades da instituição. Muitas organizações temem que não terão recursos para manter a tecnologia funcionando a longo prazo.

Como resolver: Aqui, a solução passa pela escolha de tecnologias que sejam flexíveis e de custo acessível a longo prazo. Ferramentas baseadas na nuvem, por exemplo, geralmente têm menores custos de manutenção e oferecem atualizações automáticas, o que diminui a necessidade de infraestrutura interna. Além disso, firmar parcerias com fornecedores que entendem as necessidades do terceiro setor pode proporcionar planos de suporte contínuos e escaláveis conforme o crescimento da instituição.

Como as instituições filantrópicas se beneficiam da tecnologia?

Reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço prestado é uma das maiores prioridades para as instituições filantrópicas. A tecnologia, muitas vezes vista como inacessível, pode ser a chave para essa otimização, oferecendo ferramentas que permitem à organização operar de maneira mais eficiente e econômica.

O dinheiro que antes era gasto em papel, processos manuais e administração ineficiente pode ser redirecionado para investimentos que realmente fazem a diferença na qualidade e alcance das atividades filantrópicas. Com a adoção das soluções da Green, as instituições podem aproveitar as vantagens da digitalização, melhorar o controle de seus recursos e garantir a sustentabilidade de suas operações a longo prazo.