Gestão documental: conheça 5 benefícios imediatos para a área da saúde
Neste artigo, vamos revisar o que é a gestão documental e como você pode organizar seus documentos e prontuários a partir da digitalização.

A gestão documental é um dos pilares para a organização e a eficiência de qualquer instituição e em tempos de transformação digital, a digitalização dos documentos se destaca como uma solução indispensável para simplificar processos, reduzir custos e garantir a segurança das informações.
Neste artigo, exploraremos como a digitalização pode auxiliar na digitalização de documentos, como os prontuários eletrônicos, por meio do SAME Digital.
O que é a digitalização de documentos
A digitalização de documentos é o processo de converter arquivos físicos em formato digital. Esse processo vai além de apenas escanear documentos; ele envolve organização, classificação e armazenamento em plataformas digitais que possibilitam o acesso rápido e seguro às informações.
A integração de documentos antigos e novos em uma mesma plataforma permite uma visão mais ampla e coesa da gestão documental, eliminando gargalos operacionais e otimizando a produtividade.
No final das contas, prontuários novos e antigos estarão numa mesma plataforma.
Benefícios da digitalização na gestão documental
A adoção da digitalização na gestão documental traz uma série de benefícios para as instituições. Vamos explorar os principais:
1. Redução de custos operacionais
Manter arquivos físicos gera custos significativos, como espaço físico, materiais de organização e manutenção. A digitalização elimina a necessidade de grandes espaços de armazenamento, reduzindo despesas e tornando o processo mais enxuto.
2. Acesso rápido e eficiente
Com os documentos digitalizados, é possível localizar informações em poucos cliques. Isso melhora a eficiência operacional, economizando tempo em buscas e consultas.
3. Segurança das informações
Os arquivos digitais podem ser protegidos com criptografia e outros recursos de segurança, reduzindo os riscos de perda, roubo ou danos. Além disso, é possível configurar permissões de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas consultem determinadas informações.
4. Sustentabilidade
Ao digitalizar documentos, há uma redução significativa no consumo de papel, contribuindo para a preservação ambiental. Essa prática também pode fortalecer a imagem da instituição como uma organização consciente e responsável.
5. Integração e centralização de informações
Com todas as informações em uma única plataforma, é possível integrar sistemas, facilitar o compartilhamento de dados entre áreas e criar relatórios mais precisos e completos.
SAME Digital: uma ponte para a digitalização de prontuários
Uma solução que merece destaque é o SAME Digital, uma plataforma que viabiliza a digitalização de prontuários antigos e sua integração com novos documentos em um único ambiente digital. Essa ferramenta não apenas organiza o passado documental da instituição, mas também possibilita a transição para um modelo de gestão mais moderno e eficiente.
Como o SAME Digital funciona?
- Digitalização: prontuários físicos são convertidos em arquivos digitais.
- Organização: os arquivos são classificados e organizados para facilitar o acesso.
- Integração: os documentos digitalizados são centralizados na mesma plataforma utilizada para novos documentos.
Benefícios específicos do SAME Digital
- Melhoria na qualidade do atendimento - com acesso rápido a informações, a equipe pode oferecer um atendimento mais personalizado e eficiente.
- Conformidade com legislações - a digitalização auxilia no cumprimento de requisitos legais relacionados à conservação e ao acesso de informações.
- Facilidade de auditorias - documentos organizados e digitalizados tornam processos de auditoria mais ágeis e seguros.
Como implementar a digitalização na sua instituição?
Implementar a digitalização exige planejamento e as etapas a seguir podem ajudar nesse processo:
- Avaliação inicial: analise o volume de documentos existentes e identifique quais arquivos devem ser digitalizados.
- Escolha da solução: opte por ferramentas que melhor atendam às necessidades da sua instituição, como o SAME Digital. Pesquise todas as opções no mercado.
- Capacitação da equipe: treine os colaboradores para utilizarem as novas tecnologias de forma eficiente.
- Implantação progressiva: inicie o processo em etapas, priorizando documentos mais relevantes, e monte um cronograma para finalizar toda a documentação.
- Monitoramento e melhorias: acompanhe os resultados e busque continuamente otimizar os processos.
Gestão Documental: como fazer?
A digitalização de documentos é uma estratégia essencial para otimizar a gestão documental e trazer benefícios como redução de custos, segurança, sustentabilidade e eficiência operacional. Soluções como o SAME Digital tornam esse processo ainda mais eficiente, integrando prontuários antigos e novos em uma plataforma moderna e funcional.