Digitalizar documentos: passo a passo
Digitalizar documentos agiliza todos os processos dentro da instituição de saúde. Confira o passo a passo!
Digitalizar documentos agiliza todos os processos na instituição de saúde, principalmente os que fazem parte da administração, do atendimento ao paciente, de custos e dos profissionais que atuam em clínicas médicas, hospitais e operadora de planos.
Entretanto, como funciona o passo a passo para digitalizar documentos? Neste post, você aprenderá o que é a digitalização de documentos e qual é a diferença entre escanear e digitalizar. Também mostraremos como digitalizar um documento e salvar em PDF. E então, quer conferir todas as respostas para essas e outras perguntas? Siga com a leitura!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos usa recursos tecnológicos para transformar arquivos físicos em digitais. Entre esses meios, há uma plataforma que captura os documentos físicos e armazena digitalmente. Ali você terá todas as informações que precisa em um único lugar para ser acessada de forma rápida e segura em computadores, tablets ou smartphones.
Qual é a diferença entre escanear e digitalizar?
Escanear um documento é converter o que está no papel em uma versão digital como se fosse uma foto. O documento escaneado pode ser salvo no computador ou no pendrive. No entanto, ele não passará de uma simples cópia de algo que você escaneou. Já digitalizar documentos é converter os arquivos físicos em eletrônicos.
Esses arquivos têm um código binário e os metadados deste processo ajudam a organizar os documentos em sistemas especializados. Quando você digitaliza um documento, as informações tornam-se códigos, o que os torna mais acessível dentro de alguns sistemas específicos.
Isso quer dizer que quando você utiliza um sistema de gerenciamento de documentos, você indexa arquivos e recupera com mais facilidade e segurança.
Como digitalizar um documento e salvar em PDF?
Veja como digitalizar um documento e salvar em PDF:
1. Armazene os documentos
Em uma plataforma com software para digitalização de documentos, capture e armazene os documentos físicos. Transforme-os em arquivos digitais. Os arquivos ficarão acessíveis e estarão seguros. Você poderá acessá-los de um computador para convertê-los em PDF.
2. Digitalize os documentos capturados
Faça a indexação integrada ao software do documento que você deseja digitalizar. Na plataforma da Green Soluções, a visualização dos documentos é compartilhada com outras pessoas via web e a visualização é feita com chamada integrada ao software do cliente. Os contratos também são gerados de forma digital.
3. Salve o documento em PDF
Depois, basta você clicar no documento digitalizado e salvar em PDF.
Como digitalizar documentos e enviar por e-mail?
Repita o processo que fizemos no primeiro tópico deste artigo e em seguida, clique no documento que deseja enviar por e-mail. Encaminhe para quem desejar.
Por que digitalizar documentos?
Entenda porque você deve digitalizar documentos nas instituições de saúde:
Para economizar dinheiro
Se você deseja economizar dinheiro, você deve digitalizar documentos. Com a digitalização, você reduzirá o uso de papéis e não terá que se preocupar com o aluguel de um espaço para guardar os seus arquivos físicos.
Para ter acesso aos documentos que desejar
Quem deseja ter acesso de forma rápida as informações da instituição de saúde, precisa digitalizar documentos. Se você deseja localizar qualquer documento, como um prontuário de um paciente, bastará você digitar o nome e pronto. Terá tudo o que precisar na tela do computador.
Para arquivar os documentos com segurança
Por mais segura que seja a sala de arquivos, você poderá ter problemas com pessoas não autorizadas. Digitalizar documentos permitirá que você cadastre pessoas e senhas. Isso significa que apenas os usuários autorizados poderão mexer nos arquivos. Com isso, a instituição de saúde vai garantir a segurança das informações.
Para ganhar espaço na instituição de saúde
Digitalizar documentos também significa ganhar espaço na instituição de saúde. Chega de armários enormes que atrapalham os setores de administração, financeiro e de recursos humanos. Chega de gastar com aluguéis caros de salas ou prédios. Assim, você terá mais salas para ambulatórios médicos e outras salas de atendimento.
É que com a digitalização de documentos, você guardará as informações mais importantes em um compartimento na nuvem, no computador do setor que você deseja digitalizar documentos ou em um simples pendrive.
Onde posso digitalizar um documento?
Com um sistema para digitalização de documentos, você pode converter todos os seus arquivos físicos em digitais. Para isso, basta contratar uma empresa especializada no assunto. Portanto, dá para digitalizar documentos de qualquer setor da Unidade de Saúde. Assim, você ganhará tempo em todos os processos na Instituição.
Agora que você viu como é digitalizar documentos e sabe porque deve converter os seus arquivos em digitais, ponderará eliminar os papéis da instituição de saúde, não é mesmo? Pense nisso!
