Veja quais são os 5 erros mais comuns na gestão de documentos que podem estar prejudicando sua empresa e o meio ambiente

Certamente, você já se viu perdido em meio a pilhas de papel, sem conseguir encontrar um documento importante. Ou pior, já perdeu um contrato ou informação valiosa por falta de organização? Se a resposta for sim, você não está sozinho!

A má gestão de documentos é um problema comum em empresas de todos os portes e setores. Além de causar prejuízos como perda de tempo, retrabalho e custos elevados, o desperdício de papel impacta diretamente o meio ambiente.

No mercado da saúde, que está altamente digitalizado e altamente competitivo, a organização de documentos é fator estratégico. Empresas que negligenciam essa área correm o risco de perder informações valiosas, enfrentar dificuldades na auditoria de processos e comprometer a segurança de dados sensíveis.

Neste blogpost, vamos trazer os 5 erros mais comuns na gestão de documentos e mostrar como você pode evitá-los de forma sustentável. Com as dicas e soluções eco-friendly que vamos apresentar, sua empresa estará apta para organizar seus documentos de forma eficiente e garantir a segurança das informações.

Erro 1: Falta de organização na gestão de documentos

Problema

Muitos gestores enfrentam o caos documental: documentos espalhados, pastas confusas e dificuldades para encontrar informações rápidas e precisas. Esse problema afeta diretamente a produtividade, pois os funcionários perdem tempo buscando arquivos ao invés de focar em tarefas estratégicas.

Em determinadas situações, isso pode causar transtornos legais, pois, no setor de saúde, por exemplo, é obrigatório manter prontuário dos pacientes por anos a fio, mesmo depois da emissão da certidão de óbito. Em caso de perda, a família pode entrar com recursos jurídicos e, com razão, ganhar a causa.

Solução

• Implemente um sistema de organização de documentos, com pastas bem definidas, nomenclatura padronizada e indexação adequada, diminuindo a dependência do papel.
• Utilize softwares de gestão documental para facilitar a busca e o acesso aos documentos, categorizando documentos por filtros e palavras-chave.
• Defina regras claras para arquivamento e descarte, garantindo que apenas documentos relevantes sejam mantidos.

Erro 2: Documentos desatualizados

Problema

Muitas empresas acabam utilizando versões antigas de documentos sem perceber. Isso pode levar a decisões baseadas em informações desatualizadas, resultando em retrabalho e possíveis problemas legais. 

Quando há uma gestão de documentos com registro de todas as modificações realizadas, os processos de busca pela versão mais atual são altamente mais seguras sobre o documento em si e também seguras em relação aos acessos.

Solução

• Estabeleça um processo de controle de versões, garantindo que sempre a versão mais recente esteja acessível.
• Utilize ferramentas de colaboração online para garantir que todos os colaboradores tenham acesso à versão mais atualizada.
• Crie um cronograma de revisão periódica para documentos importantes, removendo informações obsoletas.

Erro 3: Falta de segurança na gestão de documentos

Problema

Documentos confidenciais acessados por pessoas não autorizadas representam um grande risco. Vazamentos de dados podem comprometer a credibilidade da empresa e resultar em penalidades legais, mesmo aqueles descartados incorretamente.

Grande parte dos documentos que estão sendo geridos por processos obsoletos apresentam não somente acesso sem cuidado como também muitos problemas de perda e extravios.

Solução

• Digitalize, implementando medidas de segurança, como senhas de acesso, criptografia de dados e controle de acesso por níveis.
• Utilize softwares de gestão documental que ofereçam recursos de segurança avançados, como logs de auditoria e restrições de compartilhamento.
• Realize treinamentos frequentes sobre segurança da informação para conscientizar os colaboradores sobre boas práticas.
• Digitalize, reduzindo o impacto ambiental de papelaria e impressões.

Erro 4: Processos manuais na gestão de documentos

Problema

Ainda há muitas empresas que dependem de processos manuais para gestão documental. Isso resulta em demora para encontrar documentos, retrabalho e erros humanos. É comum que um documento saia de um setor e não chegue ao setor de destino, trazendo, novamente, o problema da perda, pois há dependência da complexidade humana.

Solução

• Automatize processos, como digitalização de documentos e reconhecimento ótico de caracteres (OCR), garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e reduzindo a pegada de carbono.
• Utilize softwares de gestão documental para centralizar a organização e acessibilidade dos documentos.
• Implemente ferramentas de workflow para agilizar aprovações e assinaturas eletrônicas, eliminando a dependência de papel.

Erro 5: Falta de treinamento para gestão de documentos

Problema

Uma equipe despreparada para lidar com a gestão de documentos pode comprometer a eficiência dos processos. Funcionários que desconhecem boas práticas e ferramentas de organização acabam agravando problemas já existentes. Realizar treinamentos vai sanar boa parte dos problemas, mas é preciso trazer a conscientização de que é para o bem de todos, da empresa e deles próprios.

Solução

• Ofereça treinamentos regulares sobre gestão de documentos, abordando processos, ferramentas e boas práticas.
• Incentive a cultura de organização e segurança da informação em toda a empresa.
• Crie manuais e guias de boas práticas para orientar os colaboradores sobre o correto manuseio de documentos.
• Foque os treinamentos na área digital, para diminuir a resistência relacionada às mudanças.
• Conscientize sobre os impactos ambientais do uso do papel.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é essencial para garantir eficiência, segurança e conformidade nos processos empresariais. Ao evitar os erros apresentados neste blogpost, sua empresa estará mais organizada, produtiva e protegida contra riscos legais e operacionais, além de boas práticas ambientais.