RH Digital: os ganhos e diferenciais em digitalizar os documentos dos seus colaboradores
A transição de processos analógicos para digitais vem acontecendo em empresas do mundo todo e as vantagens desta prática na área de Recursos Humanos são diversas
Repensar a forma de gerenciar o departamento de Recursos Humanos é uma das tarefas mais importantes das empresas que caminham em direção à transformação digital. Afinal, a virtualização dos processos é uma proeminente característica de um RH conectado e inovador, que precisou colocar em prática novas formas de colaboração, principalmente depois que uma crise sanitária mundial retirou as pessoas dos escritórios.
Ainda que muitas empresas já tenham voltado a operar presencialmente – ou de maneira híbrida – a digitalização dos documentos de RH continua numa crescente, pois a necessidade de evoluir com a transformação digital é cada vez maior. Empresas buscam maneiras de reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar o acesso às informações.
Os ganhos da desmaterialização de documentos
A área de Recursos Humanos, em qualquer setor, é uma das que mais geram papéis, pois gerencia toda a jornada do colaborador dentro da empresa, desde sua candidatura até uma eventual demissão. A grande quantidade de documentos físicos leva a diversos riscos, como vazamento de dados, perdas, erros de informação na folha de pagamento, atrasos em resolução de problemas, entre outros. Confira, a seguir, nove benefícios que a digitalização do RH pode trazer para as empresas:
- Redução de custos
Os gastos associados ao armazenamento e à gestão de papel, incluindo compra de material e impressão, passam a não existir mais. Mas a redução de custos vai além. “Em Recrutamento, por exemplo, existe um ganho de eficiência, que resulta na redução do custo de contratação, bem como no tempo para contratar. Ao proporcionar uma boa experiência ao colaborador, seu turnover tende a reduzir, e isso significa redução de custo de desligamento e de efetuar uma nova contratação”, conta Felipe Calbucci, membro do Board de Diretores da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-SP) e Diretor da Indeed, plataforma de vagas de emprego.
- Maior produtividade
O gerenciamento de documentos eletrônicos tende a ser muito mais eficiente e ágil. As informações ficam armazenadas em um único local e podem ser facilmente pesquisadas, compartilhadas e editadas. Além disso, os processos automatizados podem liberar tempo valioso para outras atividades. “A experiência, tanto para funcionário quanto para o RH, torna-se muito mais simples, fácil e prazerosa”, diz Felipe.
- Melhor acesso e mobilidade
As ferramentas de busca permitem que as pessoas localizem rapidamente o que precisam, independentemente do local onde estejam armazenados os documentos. Além disso, o acesso às informações pode ser facilitado pelo uso de dispositivos móveis, como smartphones e tablets.
- Recrutamento mais apurado
“Para quem é responsável pelo recrutamento, o RH digital significa aumento de eficiência na atração e triagem de candidatos, bem como na gestão das entrevistas junto aos requisitantes internos”, explica Felipe Calbucci.
- Maior segurança
Um sistema de RH digital proporciona maior controle sobre as informações da empresa, com a determinação de quem tem acesso a quais dados, garantindo que as informações estejam protegidas. Além disso, é possível fazer backup desses arquivos para um local seguro fora da empresa. Com o armazenamento de dados na nuvem, as chances de perda são bem menores.
- Conformidade com a LGPD
“Outro aspecto importante do RH digital é a segurança e privacidade dos dados que, desde que sejam seguidas as leis de proteção de dados vigentes, mitiga muito o risco de vazamento”, lembra Felipe Calbucci.
- Maior engajamento dos funcionários
A comunicação entre os diferentes níveis hierárquicos da empresa se torna mais fluida. Isso fomenta o diálogo e a troca de ideias entre os colaboradores. Além do mais, segundo Felipe, “a jornada de um novo funcionário, desde a aplicação da vaga, processo de entrevista até o onboarding poderá ser simplificada, aumentando seu engajamento com a empresa desde o primeiro momento.”
- Treinamento otimizado
Já em treinamento, a digitalização colabora com um melhor entendimento sobre o desempenho do colaborador, pois fica mais fácil visualizar o trajeto da sua evolução antes e depois da capacitação.
- Menos erros
Sistemas digitais permitem que as informações sejam validadas com mais facilidade, o que reduz o número de erros cometidos. Isso significa menos trabalho para corrigir equívocos e maior precisão das informações fornecidas. Sem falar na vantagem de tomar decisões de forma mais ágil e assertiva, porque todas as informações estão disponíveis em tempo real.