A digitalização de prontuários médicos deve ser feita com planejamento antecipado, pois demanda uma atenção especial pela necessidade de resguardar os documentos e seguir as normas vigentes.

No segmento da saúde, a tecnologia tem feito uma grande diferença na segurança dos dados e na facilidade para gerir prontuários médicos. Com as informações e documentos digitalizados, há um incremento importante na modernização das instituições e na melhora no atendimento ao paciente. 

Por meio da transformação de documentos físicos em arquivos digitais, hospitais, clínicas e consultórios há a garantia de uma maior organização, segurança e agilidade no acesso à informação. 

Agora, neste artigo, vamos às cinco etapas cruciais para a digitalização dos prontuários médicos:

Etapa 1: Análises de mercado

Se você já tem interesse em adotar os prontuários eletrônicos, certamente já viu alguns bons exemplos e benefícios da adoção da tecnologia na jornada do paciente. O primeiro momento é de estudo: faça um benchmarking com instituições de saúde semelhantes à sua, avalie como estão se posicionando e as mudanças digitais adotadas. Além disso, converse com especialistas para entender os investimentos e também as economias de recursos relacionadas à injeção de dinheiro na digitalização.

Etapa 2: Avaliação detalhada

Feito isso, é fundamental realizar uma avaliação criteriosa da sua própria instituição e entender a quantidade de documentos físicos a serem digitalizados, se há espaço disponível para armazenamento de equipamentos e servidores, quem estará locado para operar o sistema de digitalização e gerenciar os dados, quanto de dinheiro será necessário em softwares, hardwares e serviços especializados e quais são as normas regulatórias para armazenamento e guarda de prontuários médicos.

Etapa 3: Escolhendo o sistema ideal

Sistemas tecnológicos e de inovação são fundamentais para um trabalho primoroso na área da saúde, pois, qualquer erro pode tomar grandes proporções. É preciso pesquisar bem, verificar outras instituições, ouvir opiniões e testar com cautela tudo que estiver sendo negociado. Mas, algumas dicas podem ser valiosas nesse sentido:

• Procure parceiros com histórico de projetos de digitalização em instituições de saúde semelhantes à sua.
• Tenha uma equipe de profissionais qualificados em áreas como saúde, tecnologia da informação e gestão de projetos.
• Busque quem saiba se adaptar às necessidades e especificidades da sua instituição.
• Entenda com seu pessoal de TI quem tem tecnologia robusta, com software de digitalização confiável, seguro e com recursos avançados.
• Sempre escolha quem oferece suporte completo: assessoria durante todo o processo, desde a avaliação até o pós-implementação.

Etapa 4: Executando as mudanças

Este é o momento de colocar em prática tudo que foi planejado, portanto, é preciso criar um plano de execução detalhado, com metas, prazos e responsabilidades definidas. A partir daí, os profissionais irão começar a separar os documentos para posterior limpeza, organização e classificação e, posteriormente, os especialistas seguem para a digitalização, convertendo os prontuários físicos em digitais, criando e indexando um sistema que facilite as buscas e acessos na nuvem.

É importante também deixar claro para a equipe o funcionamento do novo sistema e treinar todos os envolvidos.

Etapa 5: Consolidando o fluxo

Como a digitalização de prontuários médicos vai além da mera conversão de documentos, é preciso também criar uma cultura organizacional voltada para a cultura digital. Neste sentido, é preciso treinar a equipe para usufruir do software de uma maneira redonda, informar clara e constantemente todas as mudanças no processo, monitorar e avaliar o desempenho do sistema e se os colaboradores estão adaptados e analisar sempre oportunidades de melhoria. Além disso, novas tecnologias podem aprimorar o sistema.

Agora que você já conhece as cinco etapas da digitalização dos prontuários médicos, vamos te apresentar o Same Digital.

O Same Digital é uma solução de gestão documental que permite a digitalização de documentos de prontuário, armazenamento em nuvem e um fácil acesso de forma segura e eficiente. Com esta solução, é possível automatizar o acesso aos dados do paciente e eliminar os prontuários físicos, introduzindo a cultura paperless e garantindo velocidade no acesso. Assim, a gestão hospitalar tem celeridade, economia e segurança para os pacientes.

A digitalização de documentos reduz significativamente os custos com papel, impressão, armazenamento e transporte e contribui para a redução do impacto ambiental. Indicadores como atendimento mais ágil, redução de eventos adversos, bem como diminuição de glosas e aumento de ajustes em conta são fatores decisivos para optar por uma solução como o Same Digital, pois o benefício econômico não se limita ao corte de gastos com papel e impressões, mas também incide no setor de faturamento. 

Os documentos digitais são armazenados em nuvem, com criptografia e outros mecanismos de segurança que garantem sua integridade e inviolabilidade. Isso reduz o risco de perda, furto ou adulteração de documentos. Os acessos são rastreados e limitados. Por exemplo, a equipe de faturamento pode não ter acesso aos prontuários médicos e a equipe assistencial pode ter limitações para visualização de informações gerenciais. 

Pela legislação vigente, os documentos físicos precisam ser guardados pelo hospital durante um longo período de tempo e para a digitalização é preciso seguir uma série de regras. Em ambos os casos, há uma grande necessidade de se manter um espaço físico adequado para armazenar toda a documentação gerada. Por exemplo, o prontuário integral do paciente deve ficar armazenado por 20 anos depois do último registro, o que pode se deteriorar por diversos motivos como fungos, extravios e até mesmo problemas estruturais.

Os documentos digitais podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora, por qualquer dispositivo com conexão à internet. Isso facilita o acesso a informações e documentos para colaboradores, clientes e parceiros. Mas vale lembrar que os acessos podem ser limitados por área ou login, tornando a segurança ainda mais concreta. 

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