Conheça o passo a passo para se tornar uma empresa paperless
Ativar a jornada para ser uma empresa paperless traz benefícios sociais e também econômicos
A jornada para se tornar uma empresa sem papel, ou paperless, começa muito antes das ações práticas relacionadas à eliminação do papel. É preciso, primeiro, se posicionar e criar uma cultura organizacional que conecte o desejo embrionário de ser uma empresa melhor para o mundo a uma gestão paperless de fato.
A jornada paperless pressupõe um passo a passo muito simples, claro, mas principalmente estratégico. E os benefícios são tanto para a empresa quanto para a sustentabilidade do planeta, pois envolve redução de custos, maior eficiência operacional e cuidados ambientais. Mas é preciso seguir um roteiro pré-definido.
Análise
O primeiro passo é a avaliação situacional. Se tornar paperless exige antecipadamente uma análise completa dos processos e fluxos de trabalho existentes para identificar áreas onde o uso do papel é predominante. Mapear os documentos frequentemente impressos e quais poderiam ser gerados já digitalmente e quais podem ser digitalizados.
Metas
Depois, é preciso definir as metas claras e específicas para a redução do uso de papel. Quais deles podem ser gerados digitalmente? Isso pode incluir a eliminação completa do papel em determinadas áreas, redução do consumo de papel em uma porcentagem específica ou a implementação de uma política de "sem papel" em determinadas áreas.
Ferramentas
O próximo passo é identificar as ferramentas e tecnologias necessárias para apoiar a mudança. Isso pode incluir software de gerenciamento de documentos, soluções de assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e digitalização de documentos.
Avalie as opções disponíveis no mercado e escolha as que melhor se adéquem às necessidades da sua empresa. Os aplicativos em nuvem facilitam o armazenamento, o compartilhamento e a gestão documentos, dispensando a necessidade de imprimir.
Respaldo jurídico
A necessidade de assinaturas é um dos motivos do uso corriqueiro do papel. Mas, com a autenticação digital é possível assinar documentos com segurança com validade jurídica, por meio de um tablet que assegura a legalidade através da pressão, ritmo, movimento e desenho do nome.
Treino
Depois de tudo criado e estabelecido, é preciso treinar a equipe com políticas claras de como proceder nas novas rotinas. Forneça orientações e crie manuais de utilização para utilização correta em todas as etapas. Eles precisam estar alinhados às mudanças e, principalmente, entender a importância de manter essa prática.
Monitore
Com tudo rodando, basta monitorar e ajustar aquilo que for necessário para manter a melhoria contínua em todas as tarefas. Lembre-se de que a jornada para se tornar paperless é um processo contínuo. À medida que novas tecnologias e práticas surgem, é importante estar aberto a atualizações e melhorias.
Conheça as soluções da Green Paperless que podem te auxiliar a implementar nosso passo a passo e garantir economias financeiras e ainda apoiar a diminuição da pegada de carbono nas empresas.
