Confira o que facilita a organização de documentos
Hospitais, clínicas médicas ou operadoras de planos de saúde têm pilhas de documentos, certo? Errado! Hoje, com a tecnologia, é possível digitalizar documentos e fazer uma perfeita guarda dessas informações. No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre o que facilita a organização de documentos.
Se esse é o seu caso, continue lendo o nosso artigo. Nele, daremos algumas dicas sobre esse assunto. Acompanhe!
O que é organização de documentos?
Organizar documentos é você gerir, é tomar cuidado para que as informações não se percam e evitar danos aos arquivos físicos e digitais. Poderíamos também definir como as técnicas que você utiliza para guardar as informações. Você pode usar pastas ou recursos tecnológicos como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), onde você guarda as informações do setor em um único lugar.
Como fazer a organização de documentos?
Veja o que facilita a organização de documentos:
1º . Separe os documentos físicos
Na sua instituição de saúde, ainda pode ter muitos documentos físicos. Isso porque, alguns, precisam respeitar a tabela de temporalidade. Então, você deve tomar cuidado na hora de organizar os elementos. Mas o que fazer neste caso? Separe os documentos físicos e coloque em um local seguro. Pode ser em uma gaveta ou armário caso a quantidade seja grande.
2º. Estabeleça um padrão para a organização de documentos
Saber o que facilita a organização de documentos realmente requer paciência e criatividade. Uma dica é começar com tabelas ou listas organizacionais. Separe cada arquivo por título. Em seguida, outras informações por data, horário de armazenamento, validade e importância.
No caso de papéis, quem trabalha com a gestão de documentos pode separá-los da seguinte forma:
papéis com assinatura e que devem ser armazenados em formato físico;
pesquisas, fichas de cadastros, relatórios e outros documentos mais volumosos em formato digital;
documentos que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
3º Analise a temporalidade dos documentos
Essa prática é comum para quem facilita a organização de documentos. Dependendo da documentação, o ideal é armazenar de maneira física. No entanto, nem todos os documentos você terá que guardar definitivamente. Com o tempo, eles poderão ser descartados.
Já o armazenamento em nuvem permite manter toda a documentação em um tempo maior, pois você não terá que se preocupar com o espaço físico.
4º. Contrate um serviço de digitalização de documentos
Outra dica que facilita a organização de documentos é você contratar um serviço para fazer a digitalização dos dados. Isso ajudará a ter uma gestão mais eficiente e você poderá economizar com aluguéis de salas e armários. Não se esqueça que a digitalização deve ser feita profissionalmente e cada documento deverá ser organizado de maneira que facilite a busca pelas informações.
Como digitalizar e organizar documentos?
Veja como fazer:
Utilize um software para digitalizar os documentos
Para digitalizar e organizar os documentos, você deverá utilizar um sistema de digitalização de documentos. Capture e armazene os documentos físicos. Em seguida, transforme-os em digitais. Os arquivos estarão acessíveis e seguros. Você poderá ter acesso a um computador e converter o documento para PDF.
Faça uma indexação ao software
Indexe no software o documento que você deseja digitalizar. Quer saber como fazer isso? Na plataforma da Green Soluções você consegue compartilhar os documentos com outras pessoas pela Internet e a visualização é feita com chamada integrada ao software do cliente. Também dá para gerar contratos de forma digital.
Como montar um controle de arquivos?
Faça a gestão eletrônica dos documentos. Essa é a maneira mais fácil de organizar as informações. Portanto, é importante você ter um sistema GED. Para isso, contrate uma empresa que entenda bem do assunto!
Agora você aprendeu o que facilita a organização de documentos, não é verdade? Coloque as nossas dicas em prática e saiba como gerir todas as informações da instituição de saúde.
