A organização de documentos administrativos por arquivos digitais deve fazer parte da rotina de hospitais, clínicas médicas e de qualquer setor da área da saúde.

A organização de documentos administrativos por arquivos digitais deve fazer parte da rotina de hospitais, clínicas médicas e de qualquer setor da área da saúde. Em uma era em que a necessidade de informação é cada vez mais rápida, os arquivos digitais se tornaram um grande diferencial para as empresas no mercado. Quer um exemplo? 

Você já parou para pensar quanto tempo por ano se perde arquivando documentos de forma física? Pense em quanto um sistema eletrônico poderá lhe ajudar com as demandas? No entanto, para que você saiba como arquivar e organizar documentos administrativos em arquivo digital e se informar melhor sobre o tema, preparamos este post. 

Quer esclarecer as suas dúvidas sobre o assunto? Siga com a leitura!

Por que organizar documentos administrativos em arquivo digital? 

Para localizar documentos importantes

Com o arquivo digital, você tem mais facilidade para localizar os documentos. Um exemplo disso é o software eletrônico que a Green Soluções oferece. Com ele, você digitaliza todos os seus documentos físicos e conta com um único repositório de documentos. Nele, você que trabalha com Recursos Humanos, consegue digitalizar documentos das pastas dos seus colaboradores.

Para reduzir custos com a manutenção de arquivos

Se você colocar no papel, verá quanto a sua empresa irá reduzir custos com os arquivos digitais. Lembre-se que para você ter um arquivo físico é necessária uma sala, materiais para escritório, cartuchos de impressoras, muitos papéis e, claro, uma conta alta de energia por causa das impressões que você terá que fazer.

Sem falar na contratação de mais funcionários, não é verdade? Com a organização de documentos administrativos com o recurso digital, você elimina toda essa estrutura física.

Para integrar as equipes

Ao organizar documentos administrativos digitais você integra equipes. Os setores “conversam” entre si, pois tudo está na nuvem, onde os documentos serão facilmente acessados. 

Por que o arquivo digital é mais seguro?

Muitas pessoas têm dúvidas quanto a segurança dos documentos administrativos digitais. No entanto, saiba que os formatos dos arquivos possuem certificação digital que envolve tecnologias sofisticadas de criptografia. A assinatura digital tem um código que torna única e associável ao certificado digital que a gerou e ao documento que estiver assinado.

Portanto, não há como fazer alterações no documento. Também há o certificado digital. Este é vinculado à quem o solicitou. No entanto, só é fornecido mediante a verificação presencial dos documentos para garantir que o portador do certificado é quem realmente diz ser. Dessa maneira, é muito mais difícil fraudar um documento digital. 

Por outro lado, é mais fácil perder e alterar um documento impresso. Mesmo que todas as páginas sejam rubricadas. Por isso, os gestores estão cada vez mais conscientes de implantarem os arquivos digitais para organizar documentos administrativos.

Como arquivar e fazer a organização de documentos administrativos com segurança? 

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Conte com a assinatura digital

Tanto a assinatura eletrônica quanto a digital servem para comprovar a autoria de um documento. Elas são utilizadas em arquivos eletrônicos. A escolha do tipo de assinatura dependerá do nível de exigência de autenticidade exigidos. Entretanto, apenas a assinatura digital tem maior grau de autenticação.

Faça a criptografia de dados

A criptografia de dados é uma técnica que embaralha a escrita. Ela torna a mensagem indecifrável. Além disso, o código impede a leitura das pessoas que não são autorizadas. Por isso, a criptografia é muito usada em segurança da informação. 

A assinatura digital, por exemplo, é um mecanismo de criptografia assimétrica. Ela é uma chave privada que embaralha as informações, encriptando o documento. Entretanto, com uma chave pública é possível reorganizar os dados. Feito isso, você faz uma comparação com o documento original e atesta a integridade e a origem do conteúdo. 

Como você pode ver, é importante a organização de documentos administrativos em arquivos digitais. Agora que você já sabe, poderá planejar a mudança de arquivos físicos para digitais na clínica ou hospital em que trabalha, não é verdade? Pense nisso e modernize os processos!