Uma digitalização completa e bem sucedida requer bom planejamento, atenção à segurança, reavaliação de processos e a visão clara de que uma mudança cultural precisa fazer parte da realidade das organizações de Saúde

Genilson Cavalcante, CEO da Green Soluções 

A máxima de que a digitalização de hospitais é um processo irreversível já é amplamente compreendida, tanto pela demanda de maior eficiência, quanto para atender às exigências do mercado. Contudo, embrenhar-se numa jornada digital requer passos corretos, o que não é tanto um problema nos dias de hoje, em que existem inúmeras possibilidades. Em outras palavras, a transformação digital não precisa mais ser um salto no escuro rumo ao desconhecido.  

Mas ainda existem armadilhas no meio do caminho. Entender o conceito de um hospital digital, como implementá-lo e em que investir é a chave para uma digitalização correta e sustentável. Entre os primeiros passos em direção à digitalização, está a revisão de processos do hospital, não só os assistenciais, como também os administrativos.  Outro item importante é a mudança cultural envolvida, pois as pessoas estão muito acostumadas a usar o papel e precisam compreender que os processos digitais são mais simples, rápidos e intuitivos, por conta da adoção de tecnologias que priorizam a facilidade da interação dos usuários nas novas aplicações (UX por exemplo). A seguir, é preciso experimentar cada opção tecnológica e verificar a aderência com o momento atual de cada hospital. 

Tecnologias necessárias  

O processo de digitalização se utiliza de diversas tecnologias. Para tratar dos documentos existentes em papel, existem as aplicações que ativam scanners para digitalizá-los ou que geram uma foto deles para armazenamento em repositórios de imagens. Os documentos podem ser indexados via softwares de OCR (Optical Character Recognition) ou ICR (Intelligent Character Recognition). O objetivo é reconhecer os dados contidos nos documentos submetidos a estes softwares, visando acessá-los por estes campos, sendo que o ICR é capaz de reconhecer caligrafias escritas à mão com algoritmos próprios para esta função.  

A indexação dos documentos também pode ser feita integrando as aplicações digitais com sistemas de gestão disponíveis no hospital. A gestão de conteúdo envolve workflow dos documentos nos processos, armazenamento nos diversos formatos de imagens (PDF, WORD, TIFF, JPEG, GIF, PNG etc), desenho e execução dos processos mapeados no hospital.  

Para os documentos gerados digitalmente, são usadas tecnologias de identificação da autoria do documento, via assinaturas biométricas e a garantia da integridade com assinatura com certificado digital do tipo eCPF ou ePJ. Também é usado um Portal WEB para o controle de acesso, consultas e gestão das imagens que também podem ser acessadas mediante integração com outras aplicações (HIS / PEP, por exemplo).  

E a segurança? 

A segurança da informação na era digital é um dos pontos mais importantes a serem considerados, sobretudo para instituições de Saúde. Sendo assim, a criptografia dos dados sensíveis é fundamental em função da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Outros fatores indispensáveis são: a garantia de acesso às informações apenas por pessoas autorizadas (autenticação do usuário), por biometria ou via senhas fortes com validade temporal e a inviolabilidade dos documentos. Ainda, é preciso estabelecer a política de contingência, que, no caso digital, é crítica, pois não existem documentos físicos para apoiar a continuidade da assistência aos pacientes em atendimento no caso de uma pane do sistema de gestão. Existem várias estratégias que endereçam este problema e todas elas visam manter a assistência ao paciente, mesmo em situação de queda geral dos sistemas envolvidos no cuidado. 

Estrutura corporativa 

Tanto os processos, quanto a cultura corporativa dos hospitais, acostumados ao uso do meio físico (papel) para registrar as ocorrências no atendimento dos seus pacientes, passam por uma grande transformação e é preciso estar ciente disso. De uma maneira geral, há uma simplificação nas etapas requeridas na área assistencial e um enorme ganho na área administrativa, pois os dados são compartilhados em tempo real entre os usuários envolvidos em cada processo.  

Além disso, a interação entre os hospitais e operadoras de planos de saúde é mais transparente, pois as contas médicas são completamente suportadas pelo registro das ações de assistência contidos no prontuário dos pacientes para cada atendimento, evitando glosas. Os profissionais não mudam no hospital digital, mas o treinamento na mudança dos processos é fundamental para que a instituição obtenha sucesso na sua jornada digital. Dependendo da maturidade de cada organização, a implementação deve ser feita por fase, envolvendo cada uma das áreas afetadas com a mudança para o hospital digital. 

Teste antes de começar  

A condução de um piloto antes da implementação de soluções digitais é viável, principalmente se a prova de conceito (POC) for realizada por processo do hospital, por exemplo, iniciando nas recepções. Após a aprovação do piloto, é possível fazer a implantação em produção da área escolhida e seguir para outras áreas até a implementação completa do hospital digital. Vale lembrar, ainda, que a execução por área é uma maneira de introduzir a cultura digital aos poucos, sem comprometer todos os processos simultaneamente. Quando cada área verificar os incontáveis benefícios envolvidos com o hospital digital, espontaneamente, vão aderir à mudança. A boa notícia é que esta prática não só é possível, como também tem demonstrado que funciona muito bem.  

O que vem depois 

A jornada da digitalização é contínua. Ela não acaba com a implementação de soluções, até porque as tecnologias e o próprio mercado estão em constante atualização. Os chamados refinamentos sucessivos são considerados uma prática saudável na melhoria dos processos hospitalares, sejam assistenciais ou administrativos. A implementação de novas soluções é uma realidade e o surgimento de inúmeras startups na área hospitalar comprova esta afirmação no mundo digital. O acompanhamento do mercado e suas soluções, seja em eventos específicos do mundo digital ou hospitalar, bem como visitas a hospitais que já usam estas soluções, é uma boa maneira de se atualizar e se planejar para instalar estas melhorias, sempre de acordo com o nível de maturidade de cada instituição.