Hospitais digitais se multiplicam em todo o planeta, trazendo mais segurança e agilidade na gestão de saúde

Corredores de instituições de saúde estão, agora mesmo, repletos de arquivos, prontuários físicos transitando de mão em mão, pilhas de papel em cada departamento. Essa imagem, ainda comum em muitas instituições de saúde, representa não apenas um modelo operacional ultrapassado, mas uma barreira significativa para a eficiência, além de ser um risco à segurança do paciente e um peso para o planeta.

O conceito "menos papel, mais saúde" sintetiza perfeitamente sobre o que estamos discutindo: a eliminação gradual do papel como suporte principal de informações em favor de sistemas digitais integrados, resultando em processos mais eficientes, seguros e sustentáveis, que é, exatamente a Jornada Paperless.

A Jornada Paperless passa então a ser considerada mais do que uma tendência tecnológica: tem a capacidade de transformação cultural e estratégica para o futuro da saúde.

Mas o que realmente significa embarcar nesta jornada? Quais são os desafios e, principalmente, quais os ganhos concretos que a eliminação do papel traz para hospitais, clínicas, profissionais de saúde e, acima de tudo, para os pacientes? 

Este artigo explora a importância do hospital digital e como a transição para um ambiente sem papel se tornou sinônimo de uma gestão mais inteligente, segura e responsável. 

 

Diagnóstico de um sistema ineficiente - o cenário

Antes de vislumbrar os benefícios do digital, é preciso compreender o impacto negativo da dependência do papel na rotina hospitalar: tudo começa pela busca manual por prontuários. 

Além dos gastos óbvios com papel, tonners, impressoras e manutenção, há os custos de espaço físico para armazenamento (que poderiam ser usados para leitos ou consultórios), o tempo de trabalho desperdiçado e os custos associados a erros e glosas decorrentes de falhas documentais. 

Precisamos também lembrar dos riscos à segurança do paciente, visto que prontuários físicos podem ser perdidos, danificados (água, fogo, mofo), acessados por pessoas não autorizadas ou conter informações ilegíveis ou desatualizadas. Para a assistência, ainda é possível cogitar que a falta de um registro único e acessível dificulta a tomada de decisão clínica rápida e segura. 

Outro ponto é a dificuldade de análise e gestão: extrair dados de prontuários em papel para análise de indicadores, pesquisa ou melhoria de processos é uma tarefa ardilosa e muitas vezes inviável, limitando a capacidade de gestão baseada em evidências. 

Do ponto de vista do ambiente, o consumo massivo de papel contribui para o desmatamento, consumo de água e energia, e geração de resíduos, indo na contramão das práticas de sustentabilidade cada vez mais exigidas pela sociedade e pelo mercado. 

 

Como se dá a Jornada Paperless?

A Jornada Paperless não se trata apenas de escanear documentos antigos, mas de redesenhar processos para que a informação nasça, circule, seja utilizada e armazenada digitalmente. 

É a construção do hospital digital, um ambiente onde a informação flui de forma integrada, segura e instantânea. Mas, para que isso ocorra com segurança, é preciso seguir pilares importantes.

Veja:

1. Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP):

É o coração do hospital digital porque centraliza todas as informações clínicas e administrativas do paciente de forma estruturada, acessível e segura. Permite o registro em tempo real, o acesso simultâneo por diferentes profissionais, o suporte à decisão clínica e a integração com outros sistemas. 

2. Gestão Eletrônica de Documentos (GED):

São soluções que permitem digitalizar, organizar, armazenar, buscar e gerenciar todos os tipos de documentos (administrativos, financeiros, RH, etc.) de forma eletrônica, com controle de versão, fluxo de aprovação e segurança. 

3. Assinatura Digital e Eletrônica:

Ferramentas de assinatura digital e eletrônica  garantem a validade jurídica de documentos eletrônicos (prontuários, termos, contratos, laudos), eliminando a necessidade de impressão para coleta de assinaturas. 

4. Integração de Sistemas:

A capacidade de conectar o PEP, GED, sistemas de faturamento (ERP), sistemas de laboratório (LIS), de imagem (PACS) e outras plataformas, garantindo que a informação certa esteja disponível no lugar certo, na hora certa. 

5. Mobilidade:

Acesso às informações e funcionalidades através de dispositivos móveis (tablets, smartphones), permitindo que os profissionais registrem e consultem dados à beira do leito ou em qualquer ponto da instituição. 

 

Menos papel, mais saúde: os benefícios concretos

A transição para um ambiente sem papel reverbera positivamente em três eixos fundamentais:

1. Eficiência amplificada:

• Agilidade nos processos: redução drástica no tempo de busca por informações, aprovações, faturamento e comunicação interna.
• Otimização do tempo da equipe: profissionais de saúde podem dedicar mais tempo ao cuidado direto do paciente, e equipes administrativas focam em tarefas de maior valor agregado.
• Redução de erros: a informação digitalizada e estruturada minimiza erros de transcrição, leitura e interpretação.
• Melhor gestão de recursos: otimização do uso de leitos, salas cirúrgicas e equipamentos, baseada em informações precisas e em tempo real.
• Liberação de espaço físico: áreas antes ocupadas por arquivos podem ser convertidas para uso assistencial ou administrativo mais estratégico.

 

2. Segurança reforçada:

• Segurança do paciente: acesso rápido ao histórico completo, alertas de alergias e interações medicamentosas, legibilidade das prescrições, protocolos integrados – tudo contribui para decisões clínicas mais seguras e redução de eventos adversos.
• Segurança da informação: controle de acesso rigoroso (login, senha, biometria), criptografia, backups automáticos e trilhas de auditoria garantem a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações, em conformidade com a LGPD.
• Redução de fraudes: a rastreabilidade e a segurança dos sistemas digitais dificultam fraudes e acessos indevidos.
• Continuidade do cuidado: a informação acompanha o paciente de forma integrada entre diferentes setores e níveis de atenção.

3. Sustentabilidade na prática:

• Redução do impacto ambiental: diminuição significativa do consumo de papel, água e energia, além da redução na geração de resíduos.
• Fortalecimento da imagem institucional: alinhamento com as práticas ESG, demonstrando responsabilidade socioambiental, o que atrai talentos, pacientes e investidores conscientes.
• Economia financeira sustentável: a redução de custos operacionais e ambientais contribui para a saúde financeira da instituição a longo prazo.

Paperless como caminho para excelência

A eliminação do papel é o caminho já experimentado mundo afora para desbloquear níveis sem precedentes de eficiência operacional, fortalecer a segurança do paciente em todas as etapas do cuidado e consolidar um compromisso real com a sustentabilidade. 

Empresas como a Green estão à frente dessa transformação, oferecendo não apenas tecnologia, mas a expertise necessária para guiar as instituições de saúde nesta jornada. Soluções como PEPs integrados, GEDs inteligentes e plataformas de assinatura digital são as ferramentas que pavimentam o caminho para um futuro com menos papel e muito mais saúde.