Entenda quais regras devem ser seguidas para garantir o arquivamento correto de prontuários médicos em conformidade com a lei.

Os prontuários médicos são ferramentas importantes que auxiliam no diagnóstico e no acompanhamento das condições clínicas dos pacientes. Manter um prontuário organizado garante um atendimento seguro, eficaz e personalizado para cada paciente, afinal, esse documento permite que médicos e outros profissionais de saúde tenham acesso rápido e facilitado às informações necessárias para a tomada de decisões acerca do tratamento.

Da mesma forma que a organização desse documento é importante, seu arquivamento também! O prontuário deve estar sempre disponível e de fácil acesso quando solicitado, seja para fins estatísticos, consultas posteriores ou até mesmo para resguardo dos profissionais, por exemplo.

Apesar do documento pertencer ao paciente, a responsabilidade pela guarda é da instituição e do médico responsável, que devem zelar pela integridade dos documentos, evitando danos e mantendo a legibilidade. Para ajudar na manutenção do prontuário e no seu armazenamento, várias instituições de saúde têm optado por sistemas digitais para seus prontuários.

Para te ajudar a entender os cuidados essenciais que devem ser seguidos durante o processo de arquivamento do prontuário médico, preparamos este artigo completo. Continue sua leitura e confira a seguir!

Prazo de arquivamento

Além da importância para o atendimento contínuo do paciente, o prontuário eletrônico também é o documento que os profissionais e estabelecimentos de saúde utilizam para se resguardar em casos jurídicos e administrativos. Por isso, é necessário que as instituições garantam seu arquivamento pelo prazo mínimo de 20 anos, determinado por lei, no caso de documentos impressos. O papel só poderá ser eliminado após o arquivamento dos dados por microfilmagem ou digitalização.

Conheça a legislação

O estabelecimento do prazo mínimo de 20 anos de armazenamento dos prontuários está assegurado pela Norma Regulamentadora NR-7 do Ministério do Trabalho e Emprego.

A Resolução n°1821/2007 do CFM estabelece o mesmo prazo para arquivamento dos documentos em papéis, que começa a ser contado a partir do último registro de atendimento do paciente. Essa resolução também determina critérios para a guarda permanente dos prontuários eletrônicos:

Art. 3° Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de  pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade do  registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do “Nível  de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas  de Registro Eletrônico em Saúde.

Destacamos ainda que o NGS2 exige a assinatura digital, que por sua vez, deve ser autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Arquivamento de exames

O prazo estabelecido pela legislação mencionada acima também inclui os arquivos físicos, como exames, imagens impressas e documentos em papel que não foram entregues ao paciente.

Entretanto, os arquivos físicos dos exames que foram entregues e protocolados pelo paciente ou seu responsável não precisam ser armazenados pela instituição de saúde, apenas o laudo emitido e o comprovante de entrega.

Informatização dos documentos médicos

Como a lei determina que os documentos físicos devem ser armazenados, por um longo período (pelo menos 20 anos), algumas instituições preferem informatizar seus sistemas e armazenar os dados digitalmente, reduzindo o espaço físico necessário para o armazenamento dos papéis, além de facilitar o acesso.

Com essa crescente demanda, algumas metodologias de armazenamento digital dos prontuários e exames médicos foram desenvolvidas. Lembre-se de que os gestores devem tomar o cuidado de optar pelas opções que estejam conforme os preceitos normativos do CFM.

Os softwares otimizam a rotina de atividades de atualização, manutenção e armazenamento de documentos, contribuindo para o aumento da produtividade e redução de custos operacionais no longo prazo para as instituições de saúde.

Além disso, é importante garantir que a digitalização dos dados garante a confidencialidade dos arquivos, conforme as exigências da LGPD, afinal, estamos falando de dados sensíveis e confidenciais!

Conheça o prontuário eletrônico do paciente

O prontuário do paciente é um documento essencial que deve estar sempre atualizado e armazenado em boas condições. Nesse cenário, o prontuário eletrônico vem ganhando cada vez mais espaço nas instituições, afinal, o meio digital oferece várias vantagens relevantes, como: armazenamento que dispensa a necessidade de espaço físico, redução de custos com papéis, acesso rápido e fácil às informações, monitoramento de acesso restrito e redução de danos dos arquivos.

Garantir o armazenamento seguro dos arquivos é essencial para assegurar acesso às informações e impedir a perda de dados devido à deterioração, má conservação ou mesmo por uma gestão ineficaz dos documentos médicos.

Mantenha as regras da legislação em mente e garanta uma gestão de documentos conforme a lei!