Confira dicas de como evitar gastos com o uso de tecnologias digitais na sua instituição

Imagine que em uma emergência, a cada pessoa que entra, é gerada toda a documentação referente ao administrativo e ao prontuário. A papelaria impressa referente aos dados médicos do paciente, segundo a legislação brasileira, deve ser guardada adequadamente por ao menos 20 anos. 

A grande questão é que todo hospital precisa realizar dezenas de atendimentos diariamente, gerando centenas e milhares de papéis que, ao longo dessas duas décadas, precisam ser armazenados em um local seguro e organizado. Ainda que fosse um único papel por dia, seriam 12 folhas ao ano e 240 folhas em 20 anos. Isso, multiplicado pelas dezenas de atendimentos diários, torna a guarda dos papéis um grande desafio de espaço, organização e segurança.

Normalmente, o que acontece nos hospitais é a necessidade de manter galpões enormes abarrotados de documentos médicos para armazenar, com toda a organização e segurança necessárias, as documentações dos pacientes. 

O grande problema desses espaços é que é difícil organizar os prontuários, pela grande quantidade de pacientes acumulados ao longo de tanto tempo, além da própria segurança dos dados e do espaço físico, que estão passíveis de roubos e intempéries do clima e até desastres como incêndios ou mesmo infestação de bichos. Uma área grande que, se fosse desocupada, poderia servir para a criação de mais leitos e enfermarias. 

Na via de soluções para esses problemas, considerados de grande porte, está a solução SAME Digital, que gera os novos documentos já na nuvem e digitaliza aqueles que estão impressos, dirimindo a quantidade de papéis e realocando os espaços físicos no ambiente hospitalar para funções assistenciais. Vamos explicar essa solução mais na frente.

O que diz a lei sobre o armazenamento de papéis?

O tempo de guarda de um prontuário médico, no Brasil, é de 20 anos. Normas como a Lei 13.787/18 disciplina a digitalização e a utilização dos sistemas online para armazenar e manusear esta documentação.

Em seu Art. 6º:

“Decorrido o prazo mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados.

“§ 1º Prazos diferenciados para a guarda de prontuário de paciente, em papel ou digitalizado, poderão ser fixados em regulamento, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais, bem como para fins legais e probatórios.

“§ 2º Alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente.

“§ 3º O processo de eliminação deverá resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações.

“§ 4º A destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na forma de regulamento.

“§ 5º As disposições deste artigo aplicam-se a todos os prontuários de paciente, independentemente de sua forma de armazenamento, inclusive aos microfilmados e aos arquivados eletronicamente em meio óptico, bem como aos constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica”

Aqueles hospitais que não seguirem a orientação jurídica podem sofrer prejuízos, pois, se entende que guardar corretamente todo esse material pode ser importante para a requisição de benefícios, incluindo previdenciários, trabalhistas e assistenciais.

Confira 7 dicas para gestão de documentos:

1. Faça a digitalização dos documentos;
2. Mantenha backups periódicos;
3. Utilize certificações digitais;
4. Siga todas as diretrizes jurídicas;
5. Monte uma equipe para estudar e monitorar os arquivos;
6. Treine seu pessoal para a inovação;
7. Contrate um sistema como SAME Digital.

Como se desfazer dos documentos físicos?

Para os hospitais que optam pela transição do papel físico para o digital, existem algumas regras em relação a documentação antes que seja destruída, estabelecidas pela Lei de Destruição de Documentos Físicos e por resoluções do Conselho Federal de Medicina (CFM), com o objetivo de manter a integridade. Confira:

• A eliminação do documento deve ser registrada em livro
• O novo documento digital deve ser certificado pelo ICP Brasil

Como a Green pode te ajudar?

Do ponto de vista da segurança da informação, a plataforma Green oferece a consultoria, segurança, e a conformidade com as resoluções do CFM e a LGPD, assim como a lei citada. Os hospitais que realizam a destruição dos itens têm garantia de que os novos documentos são válidos juridicamente e que os acessos são realizados cuidadosamente, tudo ancorado em tecnologias de ponta e leis claras.

Quando falamos das soluções tecnológicas para a transição do papel ao digital, tudo passa a ser armazenado de forma segura. O documento é indexado e organizado para pesquisa ou extração na plataforma Green, com as configurações dos usuários, senhas, acessos e privilégios. Ou seja, um colaborador do setor administrativo, por exemplo, pode estar configurado para não acessar prontuários. Assim como um médico pode não ter acesso ao financeiro, por exemplo.

O que é o SAME Digital?

É um sistema de gestão de documentos eletrônicos que prioriza a segurança e a eficiência. Por isso, é pautado na Lei de Destruição de Documentos Físicos, além de certificado digitalmente, conforme a legislação brasileira, facilitando o acesso aos documentos, organizando as informações e auxiliando o trabalho de gestão. É a solução voltada para hospitais que precisam fazer a transição do documento físico para o digital.

• Armazena as informações seguramente;
• Agiliza os processos internos;
• Diminui os papéis;
• Possibilita o acesso dos documentos de qualquer lugar;
• Disponibiliza relatórios;
• Oferece acesso 24 horas.

Unimed Caruaru economiza espaço físico

O hospital Unimed Caruaru é referência em saúde no agreste pernambucano e, com o uso das soluções Recepção Digital, Assinatura Biométrica, SAME Digital e Prontuário Digital, todas da Green, o hospital passou a oferecer mais qualidade e agilidade em seus processos e, desde 2019, escolheu a Green para liderar as mudanças, que incluem a autenticação da assinatura do paciente via tablet, o envio de documentos por e-mail e captura de informações do paciente que são integradas ao sistema de gestão do hospital. 

Os processos da Green contribuem para a operação inicial, a exemplo da recepção, e também para as áreas administrativas e assistenciais: é uma solução que chega e beneficia todas as equipes, além de contribuir com a sustentabilidade ambiental e poupar recursos financeiros das instituições.

Com a tecnologia empregada, os documentos ficam mais seguros, os erros no atendimento são minimizados e espera-se uma economia estimada de até 100 resmas de papel no Unimed Caruaru. Outro benefício é a menor utilização dos espaços físicos, como salas, para guardar uma grande quantidade de documentos impressos. 

Antes da digitalização, os documentos eram armazenados em grandes galpões. A identificação e localização de cada caixa era um processo complexo e trabalhoso, pois precisávamos mapear e endereçar cada caixa - cerca de 30 por dia. Hoje, o galpão está lotado porque precisamos manter a documentação antiga, mas não geramos mais esses documentos impressos. 

A partir da adesão da Unimed Caruaru às soluções da Green, houve melhora nos processos internos, as atividades para evolução médica e indicação de procedimentos de internação, cirurgias ou exames são todos feitos digitalmente e de forma integrada, sem falar que os dados são armazenados e gerados eletronicamente, especialmente no registro do prontuário eletrônico. O grande destaque é para a otimização do tempo, é tudo mais rápido e seguro.

Quer ver de perto o funcionamento do Unimed Caruaru com todas as soluções Green? Basta assistir este vídeo que preparamos especialmente para você.