A notícia é boa: dá para eliminar papel, mesmo em um departamento que, tradicionalmente, sempre sofreu com o acúmulo deste insumo

O setor de Contabilidade de qualquer empresa, por tradição, é conhecido pela necessidade de arquivamento de um grande volume de papel. Em instituições de Saúde, esse acúmulo de documentos é ainda mais visível, afinal, os padrões legais exigem a manutenção de registros com bastante precisão. No entanto, todo esse material que é arquivado exige muito espaço físico e, ao longo dos anos, os hospitais se viram diante da necessidade de se adaptar para conseguir suportar os custos operacionais. 

A digitalização de documentos na contabilidade, assim como para outros setores de organizações de Saúde, possibilita eliminar, efetivamente, a necessidade de processar documentos materiais, reduzindo custos com impressão e papel, diminuindo a  desburocratização e riscos de extravio, bem como o espaço físico ocupado. Tudo isso sem comprometer a qualidade na preservação e armazenamento dos documentos.  

“No passado, as empresas tinham de entregar determinados documentos de forma física, fazendo a impressão de livros fiscais para serem levados à Junta Comercial, e esse processo, obviamente, vem diminuindo. Conforme a tecnologia vai avançando, conseguimos reduzir a quantidade não só de papel, mas também percebemos que além de ter uma economia de custo, tem-se uma redução de tempo”, conta Cristiano de Souza Corrêa, Mestre em Ciências Contábeis e professor de Administração do Centro Universitário São Camilo (SP).  

Ele explica que, embora a legislação ainda exija que determinados documentos sejam efetivamente autenticados, existe uma inegável evolução. “Hoje, a área Contábil tem entregas feitas de forma totalmente eletrônica. Vejo que esse processo de digitalização não tem volta, e devemos tender a não ter mais papel no futuro”, prevê o especialista. 

Outro ponto motivador para esse processo de digitalização, segundo o professor, está ligado à criação de uma estrutura bem mais enxuta por não demandar registro em papel, e a facilidade que se tem para lidar com as informações, que são armazenadas na nuvem e otimizam o trabalho. “Dentro desse processo de digitalização, a Saúde se engrandece, porque você acaba tendo uma operação mais rápida e com mais qualidade e assertividade, pois não precisa mais controlar tudo em cadernos ou relatórios.” 

Além das vantagens já citadas, como redução de custos e desburocratização, digitalizar a contabilidade é um passo importante para quem busca mais segurança, afinal, conforme observa Cristiano, o papel tem alto potencial de ser danificado, perdido ou indevidamente acessado.  

Cultura que rende dados e estratégias 

É sempre bom lembrar que a implementação bem sucedida de uma empresa paperless requer que todos os funcionários entendam a razão da necessidade de eliminar o papel e concordem com os benefícios de seu uso, porque todo mundo é parte do processo e a transformação digital passa pela esfera comportamental. Essa é uma tendência que vem crescendo e que promete transformar a forma como a contabilidade é feita. 

Romper com a cultura do papel na contabilidade também significa evoluir com todos os outros segmentos que caminham para a virtualização de processos. “Tem um conceito muito utilizado no mercado, que é o Big Data. Possuímos algumas estatísticas bem interessantes. Por exemplo, 95% de todas as informações que temos gravadas foram geradas nos últimos três ou quatro anos. Ou seja, de tudo que temos de dados hoje, 95% apareceram nos últimos anos. Não porque não existiam antes, mas porque, de alguma forma, ficou mais fácil ter e guardar essas informações. E isso só foi possível pelo processo de digitalização”, diz o especialista. 

Como chegar lá? 

Para atingir o objetivo de uma contabilidade sem papel, é necessário implementar um sistema capaz de gerenciar os processos de negócios relacionados direta ou indiretamente com o departamento. Além disso, deve-se ter ferramentas que permitam gerenciar todos os tipos de informações (faturas, recibos, contas e pagamentos) de forma eficiente. 

Outro ponto fundamental, principalmente para hospitais ou outras entidades da Saúde, é checar a legislação. “Deve-se levantar quais são os documentos que podem ser substituídos por arquivos digitais”, recomenda Cristiano.