A cultura paperless representa uma mudança de cenário e de pensamento, ultrapassar esses desafios trará excelentes resultados.

Transitar entre o tradicional e o digital é um caminho sem volta, mas nem sempre é bem aceito nas organizações. Mexe no conforto, nas rotinas já estabelecidas e, muitas vezes, na confiança do colaborador, que pode demonstrar certa insegurança. 

Esses são apenas alguns dos desafios organizacionais enfrentados pelas empresas que optam pela implementação do paperless. Mas, aqui, vamos pensar sobre as possibilidades de solucionar cada um deles.

É importante saber que o paperless representa uma mudança de cenário e de pensamento e, ultrapassar esses desafios de forma orgânica trará excelentes resultados para todos os envolvidos.

Agora, vamos falar dos conceitos envolvidos com o termo paperless.

O conceito de paperless e o cenário atual

O paperless é um conceito que não trata apenas sobre a redução do uso de papel, mas, sim redesenha completamente os processos organizacionais priorizando versões digitais mais eficientes e sustentáveis. 

No setor de saúde, isso implica na digitalização de registros médicos, prescrições, prontuários, e uma série de outros documentos que antes eram armazenados em papel. Não é apenas sobre digitalização, mas também define os acessos, controle, camadas, segurança dos dados, entre inúmeros fatores.

O cenário de expansão das instituições que utilizam o paperless como prática é impressionante. A pandemia, por exemplo, acelerou essa transição, destacando a necessidade de acesso remoto a informações médicas e a redução do contato físico. Países desenvolvidos têm liderado esse movimento, com sistemas de saúde altamente digitalizados, enquanto outras regiões ainda estão nos estágios iniciais dessa jornada.

Sensibilizando colaboradores 

Um dos maiores desafios na transição para o paperless é a resistência dos colaboradores à mudança. Muitos podem estar acostumados com processos tradicionais e têm dificuldade em adotar novas tecnologias. Mas, para o processo de transição ocorrer com tranquilidade e eficácia, eles são fundamentais.

Isso pode ser feito através de conscientização e programas de treinamento abrangentes, demonstrando as vantagens da digitalização em termos de eficiência, precisão e segurança dos dados. Além disso, é um ponto de melhoria para as suas próprias carreiras. Mas as empresas têm que envolver os colaboradores desde o início do processo, ouvindo suas preocupações e incentivando sua participação ativa.

Além de sensibilizar colaboradores, há boas práticas que podem melhorar a transição entre o tradicional e o digital.

Boas práticas para consolidar a cultura paperless na sua instituição

Aqui estão algumas boas práticas para potencializar essa implementação e realizá-la com tranquilidade.

1. Liderança

A adesão e o suporte da alta direção serão um exemplo para os demais, ou seja, todos devem estar comprometidos em melhorar, comunicando claramente os benefícios e a importância da cultura paperless para todos os colaboradores.

2. Planejamento estratégico

Elaborar um plano estratégico detalhado que inclua metas, prazos e responsáveis pela implementação do paperless é um plano que deve considerar também a avaliação dos processos atuais e identificar onde a digitalização pode ser mais eficaz.

3. Capacitação e treinamento

Investir em treinamento e capacitação dos colaboradores é essencial. Todos devem entender como utilizar as novas tecnologias e a importância de adotar práticas sem papel. Workshops, seminários e tutoriais podem facilitar essa transição.

4. Ferramentas adequadas

Sistemas de gestão documental, recepção digital, SAME digital, assinaturas digitais, e plataformas de colaboração online são exemplos de tecnologias que suportam uma cultura paperless.

5. Segurança da informação

Garante que todas as informações digitais sejam protegidas contra acessos não autorizados ao implementar políticas robustas de segurança da informação, como o uso de criptografia, autenticação multifator e backups regulares.

6. Processos

A ordem é simplificar, revisando processos antes de digitalizá-los. Automatizar tarefas repetitivas e eliminar etapas desnecessárias pode tornar a transição mais eficiente e reduzir a resistência dos colaboradores.

7. Monitoramento

Utilize indicadores de desempenho para medir a eficiência, redução de custos e satisfação dos colaboradores com o novo sistema.

8. Conformidade Legal

Assegure que todas as práticas e tecnologias utilizadas estejam em conformidade com as regulamentações e legislações vigentes, especialmente em relação à privacidade e segurança dos dados dos pacientes.

Vale a pena o investimento?

Um questionamento comum é se a transição para o paperless é financeiramente viável. Embora o investimento inicial em tecnologia possa ser significativo, os benefícios a longo prazo geralmente superam os custos. A redução de despesas com papel, impressão e armazenamento físico, juntamente com a melhoria da eficiência operacional, pode resultar em economias substanciais ao longo do tempo.

Além disso, existem boas práticas que podem facilitar essa transição, como a escolha das tecnologias certas, a implementação de medidas robustas de segurança de dados e a integração de sistemas para garantir a interoperabilidade.

Como qualquer escolha estratégica, há uma grande necessidade de conversar com quem já realizou a implementação da cultura paperless, ouvir os players do mercado e, claro, colocar todas as premissas financeiras na ponta do lápis, avaliando as economias diretas e também as indiretas, como uma melhoria prevista na experiência do paciente.

Qual o impacto do paperless na jornada do paciente?

Além da redução de custos e aumento da eficiência, a digitalização dos processos de saúde pode melhorar a qualidade do atendimento ao paciente. 

Desde o momento em que ele chega na instituição, uma recepção digital pode trazer mais velocidade no atendimento para, então, ser direcionado ao atendimento em um tempo mais curto. No consultório também terá acesso ao prontuário de maneira mais eficaz, tendo integração entre os diversos setores, como radiologia e exames clínicos. 

Dessa forma, profissionais de saúde podem tomar decisões mais informadas e personalizadas, proporcionando uma experiência mais satisfatória para o paciente.

Além disso, a integração de sistemas digitais pode facilitar a coordenação do cuidado entre diferentes prestadores de serviços, garantindo uma abordagem mais centrada no paciente.

A cultura paperless pode transformar sua instituição

A transição para o mundo paperless é mais do que apenas uma questão de adotar novas tecnologias - é uma mudança cultural que requer o comprometimento de toda a organização. Ao sensibilizar os colaboradores, garantir a viabilidade financeira e implementar boas práticas, as instituições de saúde podem colher os vastos benefícios dessa transformação, melhorando não apenas sua eficiência operacional, mas também a qualidade do atendimento ao paciente.