A transição para uma cultura paperless vem acontecendo em empresas do mundo todo e as vantagens desta prática na área de Recursos Humanos são diversas.

O cenário de instituições hospitalares com um grande fluxo de colaboradores é um enorme desafio para os setores de Recursos Humanos, que têm que lidar e gerenciar muitos documentos de forma organizada e ágil. Trazer para este setor soluções inovadoras, digitalizando os documentos dos colaboradores com visualização integrada ao software de RH, traz mais segurança e agilidade no armazenamento de dados.

A área de recursos humanos é uma das mais importantes de qualquer empresa e sua gestão é realmente complexa, pois trata da administração de pessoas, que é sempre desafiador. Por isso, simplificar processos é essencial para uma efetiva gestão de RH.

Uma das soluções tecnológicas que está à disposição dos hospitais é o RH digital, que vem para melhorar a eficiência, eficácia e qualidade dos processos. Suas principais características incluem o uso de tecnologia, automação de processos, acesso remoto, análise de dados, foco no engajamento dos funcionários e flexibilidade.

A segurança no acesso a dados e documentos do colaborador, também é uma prioridade, por isso, conta com políticas projetadas para que as informações só possam ser acessadas por pessoas autorizadas pela organização. Na nuvem, também é possível permitir a recuperação automática dos dados caso algum problema ocorra na infraestrutura em nuvem que suporta a aplicação.

O histórico do colaborador é armazenado digitalmente, com a possibilidade de assinatura biométrica e certificação digital dos documentos. Além disso, é possível cadastrar os documentos com camadas e palavras-chave, facilitando a busca e deixando um histórico relevante sobre todas as edições que foram realizadas no documento.

As plataformas de software de RH, aplicativos móveis e outras que oferecem recursos de automação, análise de dados, inteligência artificial, recrutamento, seleção, entre outros benefícios, saem na frente, pois além de tudo tem a integração com todos os sistemas de RH, incluindo folha de pagamento, gerenciamento de benefícios, gerenciamento de talentos e outras áreas relacionadas.

Vantagens da digitalização do RH

A adoção de um sistema de Recursos Humanos (RH) digital oferece várias vantagens para as organizações. Aqui estão algumas delas:

1. Eficiência operacional: automação de tarefas manuais, como processamento de folha de pagamento, e gerenciamento de tempo e ponto, causa redução de erros e aumento da eficiência. Além disso, as informações ficam armazenadas em um único local e podem ser facilmente pesquisadas, compartilhadas e editadas. 
2. Acesso remoto: o RH Digital facilita o acesso a informações e processos relacionados a RH de qualquer lugar, o que é especialmente relevante em ambientes de trabalho remoto ou híbrido.
3. Melhor acesso e mobilidade: as ferramentas de busca permitem que as pessoas localizem rapidamente o que precisam, independentemente do local onde estejam armazenados os documentos. Além disso, o acesso às informações pode ser facilitado pelo uso de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. 
4. Redução de custos: os gastos associados ao armazenamento e à gestão de papel, incluindo compra de material e impressão, passam a não existir mais. Também há redução de custos e tempo no recrutamento, contratação e desligamentos.
5. Tomada de decisões Baseada em dados: geração de relatórios e análises de dados de RH para embasar decisões estratégicas e melhorar a gestão de talentos. 
6. Comunicação eficiente: facilita a comunicação interna entre a equipe de RH, funcionários e gestores por meio de plataformas digitais.
7. Autosserviço do funcionário: possibilita que os funcionários acessem e atualizem suas informações pessoais, solicitem férias, consultem benefícios, entre outras ações, sem a necessidade de intervenção do RH. Também automatiza processos relacionados à avaliação de desempenho, feedback e desenvolvimento de funcionários.
8. Conformidade legal: ajuda a garantir o cumprimento das regulamentações e leis trabalhistas por meio de atualizações automáticas e controle preciso de dados.
9. Melhoria da experiência do funcionário: contribui para uma experiência do funcionário mais positiva, proporcionando acesso fácil a informações, rapidez nos processos e maior autonomia.
10. Maior engajamento dos funcionários: a comunicação entre os diferentes níveis hierárquicos da empresa se torna mais fluida. Isso fomenta o diálogo e a troca de ideias entre os colaboradores. Além do mais, a jornada de um novo funcionário, desde a aplicação da vaga, processo de entrevista até o onboarding poderá ser simplificada, aumentando seu engajamento com a empresa desde o primeiro momento.

 

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