O coordenador de TI do Hospital Português, na Bahia, conta como a organização quebrou barreiras culturais, reconsiderou seus processos e se tornou uma das instituições de Saúde pioneiras em digitalização

A transformação digital é uma grande tendência em curso na área da Saúde e não é difícil perceber as razões para tal movimento. Suas vantagens são diversas e vêm ficando cada vez mais evidentes: maior eficiência nas operações, melhor atendimento aos pacientes e redução de custos são apenas alguns exemplos. Mas o que isso significa para as instituições que decidem embarcar em uma jornada de digitalização?  

Nessa caminhada, existem obstáculos significativos a serem superados. A digitalização da Saúde envolve muito mais do que simplesmente tornar documentos em papel em arquivos virtuais. Trata-se, na prática, de mudar a maneira como as pessoas trabalham, e isso não é algo que acontece da noite para o dia. Uma transformação dessa natureza requer planejamento e execução cuidadosa.  

Para conhecer um pouco mais como essa jornada funciona na prática, conversamos com Leonardo Gomes, coordenador de TI do Hospital Português, de Salvador (BA). Ele falou dos obstáculos que ainda existem, do percurso que levou a organização a ser digital e dos benefícios que fizeram este caminho valer a pena.  

 

Quais foram os maiores desafios do processo de digitalização do Hospital Português? 

O hospital iniciou a jornada de digitalização de seus processos há cerca de 18 anos. Podemos considerar a barreira cultural e o olhar de desconfiança provocado por novas tecnologias como os principais desafios desta jornada. Existiam muitas dúvidas sobre a mudança de paradigma que este processo trazia consigo, principalmente, no que se refere ao abandono do papel como única fonte confiável de informação e a substituição pelo meio digital. Questionamentos sobre a legitimidade, eficácia, agilidade, segurança e disponibilidade das informações eram frequentes e recorrentes. Apesar destas dificuldades, as barreiras foram aos poucos sendo quebradas, sempre com envolvimento das áreas-fim do negócio, por meio de provas de conceitos, apresentações, demonstrações e reuniões. O apoio irrestrito e a postura decidida da alta gestão foram de fundamental importância para todo o processo, desde o convencimento dos stakeholders à execução propriamente dita dos projetos. 

Como foi a transição de processos analógicos para o digital? 

O início da transição foi uma tarefa árdua, uma vez que a mudança de paradigma e de conceito em alguns cenários foi drástica. Em muitos casos, envolveram mudanças significativas nos processos, ou seja, atividades e tarefas que muitas vezes eram executadas da mesma maneira há mais de 20 anos tiveram de ser redesenhadas a fim de adequar-se ao novo modelo de trabalho. Foram necessárias muitas reuniões com as áreas envolvidas, sendo o diálogo, o poder de convencimento e o envolvimento dos setores na reengenharia de seus processos, fatores preponderantes para a aceitação e sucesso dessa mudança, pois todos acabaram se sentindo parte da jornada, fazendo com que as sugestões e melhorias de processos viessem também dos próprios setores interessados. 

Como foram identificadas as necessidades de aderir à digitalização e quais foram os primeiros passos nessa direção? 

O mercado, por muitas vezes, direciona as ações de várias empresas e segmentos. Foi o que aconteceu no setor da Saúde, ainda que inicialmente de forma tímida e mais lenta que os demais setores, principalmente em comparação à indústria e ao setor financeiro. O Hospital Português sempre se preocupou com a segurança do paciente, tendo esta como a premissa principal que norteia as suas ações, assim como sempre esteve na vanguarda, seja no cuidado, na prestação de seus serviços, na adoção de novas tecnologias, de métodos científicos e novos conceitos que pudessem agregar na melhor assistência. Então, quando percebemos que já havia maturidade suficiente nos sistemas e soluções disponíveis no mercado para a digitalização dos processos assistenciais, não tivemos dúvida e não recuamos em ser pioneiros no estado. 

Quais foram os benefícios imediatos e os que ainda estão sendo observados no dia a dia? 

Alguns benefícios já puderam ser percebidos de imediato, como o aumento da segurança do paciente, com o maior controle de processos, estabelecimento de fluxos homogêneos entre as áreas, rastreabilidade e controle efetivo das medicações, segurança, disponibilidade e fidedignidade das informações presentes em prontuário, assim como facilidade para a implementação e cumprimento de normas técnicas, além do estabelecimento de protocolos institucionais. Outros benefícios foram percebidos a médio prazo, como o aumento de receita, apuração correta e diminuição de custos, redução de desperdícios e maior controle gerencial. A percepção do cliente também é um fator importantíssimo nesse contexto, pois sendo ele o principal interessado na confiabilidade, qualidade e agilidade do serviço prestado, estar à frente tecnologicamente ou ao menos nivelado com o mercado, além de garantir uma operação otimizada e gestão eficiente, pode representar uma vantagem competitiva importante quanto a sua escolha. 

Que metas o hospital busca tendo a digitalização como estratégia? 

Em nosso planejamento estratégico, sempre estarão presentes a segurança do paciente, a qualidade do serviço ofertado e a sustentabilidade da operação. Partindo desses pressupostos, buscamos otimizar ainda mais os nossos processos, digitalizando toda a jornada do cliente, aumentando a segurança, a rastreabilidade e automação de processos, bem como todo o ciclo da receita. No cenário atual, onde o mercado é muito mais dinâmico e volátil, ter uma gestão ágil e baseada em dados é fundamental para o sucesso e sustentabilidade operacional. Então, é de fundamental importância que continuemos evoluindo nesses quesitos. 

Por fim, podemos dizer que o Hospital Português é um hospital digital, pois atualmente todas as áreas, de certa forma, são digitalizadas. Em níveis diferentes, é claro, mas no contexto global, o hospital como um todo é digital. Nosso desafio atual e futuro é continuar diminuindo a utilização de impressos, avançando em direção à cultura do paperless, automatizar processos e atividades repetitivas, com a finalidade de diminuir ainda mais desperdícios e aumentar a eficiência da operação, além de melhorar a comunicação da nossa comunidade, a experiência e a jornada dos nossos clientes.